Análisis

Planificar la incertidumbre para gestionarla

Ser conscientes de los imprevistos implica que les dediquemos recursos para estar preparados.

Incertidumbre
Planificación. Es preferible equivocarse a tener miedo y no elaborar un plan, dice Cohn.  

Incertidumbre y plan son «agua y aceite» para la gestión empresarial. Mientras la primera es el reflejo de la falta de seguridad y certeza sobre un escenario, un plan es un ideal estable que detalla el modo y los medios para llevar a cabo una o varias acciones en el futuro.

Muchas herramientas y tecnologías son utilizadas y demandadas para tratar de proyectar un futuro con cierta probabilidad, entre ellas los métodos estadísticos, el machine learning y el big data.

La hipótesis consiste en aceptar que de acuerdo al pasado podemos establecer una relación de causa-efecto, y de esa forma, establecer un plan que contemple dichos escenarios predecibles.

Pero siempre surgirán imprevistos, y el control del plan tal cual estaba establecido resulta una ilusión. Los imprevistos son situaciones anormales. Si fueran normales no serían imprevistos, sino el estado común de la organización.

Podemos catalogar a los imprevistos como aquellos «previsibles» y aquellos «imprevisibles». Los primeros son los que se repiten cada vez que sucede una situación determinada. Por ejemplo: cada vez que llueve mucho se inundan las carreteras y no podemos utilizar nuestros vehículos para distribuir productos en el Interior del país.

Para estos «problemas conocidos» podemos establecer un plan de acción para minimizar su interrupción, y de esta forma, transformamos una situación no estructurada en la gestión de una solución estructurada.

La gestión de imprevistos es una pieza fundamental en una planificación. El imprevisto puede ser consecuencia de una mala organización, o bien, el impacto de los cambios en el contexto de negocios.

¿Cómo instrumentarlo?

Ser conscientes de la incertidumbre al planificar implica que le dediquemos recursos para estar preparados al momento de enfrentar las sorpresas, y adicionalmente, valorar los riesgos que puedan surgir y visualizar la búsqueda de soluciones anticipadas.

Es posible construir sistemas para que los contratiempos que nos afectaban en un momento no nos vuelvan a inquietar, y así poder atender a los distintos imprevistos que traerán los nuevos desafíos a medida que avanzamos con el plan.

Algunos criterios

Aquí, una serie de herramientas para construir el sistema de gestión de imprevistos:

1. Dedicar 15% de nuestro presupuesto para imprevistos.
Casi nunca los imprevistos son positivos, tener caja para poder abordarlos nos pone en una situación superior. La caja es liquidez y capacidad de pagar cuentas y salarios. En el momento en que la caja se agota, los problemas estallan.

2. Dedicar 15% de nuestro tiempo para pensar en cómo puede cambiar el contexto.
Cuando llega lo extraordinario, la organización no puede responder, ya que esta se estructura en función de sus procedimientos previamente establecidos. Por lo cual, la alta dirección centraliza la toma de decisiones ante el nuevo contexto. Si destinamos un tiempo semanal para pensar el impacto que podrían tener los cambios económicos, políticos, legales, socioculturales y tecnológicos en nuestra organización, ahorraremos camino para acelerar la toma de decisiones cuando llegue lo extraordinario. No hace falta tener una planilla Excel, conversarlo y apuntarlo nos prepara para los posibles cambios de escenario.

3. Identificar los riesgos asociados y crear contingencias.
Valorar la probabilidad de ocurrencia de los riesgos y el impacto de los mismos en el plan. Luego planificar las posibles respuestas al mismo para no improvisar en el momento de su ocurrencia. El proceso de planificación que incorpora la incertidumbre debe incluir varios escenarios que incluyan distintos planes de contingencias.

Es mejor intentar predecir el futuro (hacer un plan), equivocarnos y estar preparados para actuar, que tener tanto miedo a predecirlo (no hacer un plan por la incertidumbre) que ni lo entendamos.

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