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Las clásicas secretarias se reinventan para surfear la ola tecnológica

Las asistentes del jefe ven reemplazar sus funciones más convencionales por automatismos, por lo que adquieren habilidades digitales y asumen tareas ejecutivas y de liderazgo para dar valor  agregado a su rol

En equipo. Muchas secretarias se encargan de tareas de coordinación y liderazgo de equipos de trabajo.
En equipo. Muchas secretarias se encargan de tareas de coordinación y liderazgo de equipos de trabajo.

La secretaria ejecutiva asiste a una redefinición de su perfil al compás de los nuevos tiempos. Desde siempre este rol clave en la oficina estuvo encargado de gestionar la agenda del jefe, concertarle o cancelarle entrevistas y canalizar llamadas telefónicas, entre otras tareas administrativas diarias. Pero la evolución de la tecnología —con su lógica de simplificación— está transfiriendo progresivamente esas funciones a herramientas informáticas de diversa complejidad.

Ante el inexorable avance de la llamada Revolución Industrial 4.0, el Foro Económico Mundial (WEF, por sus siglas en inglés) advirtió en el documento «El futuro del trabajo 2018» que hay un conjunto de «roles redundantes» que verán un descenso —de 10% entre 2018 y 2022— en su participación dentro del mercado laboral global. Entre los oficios señalados aparece el de secretario/a ejecutivo/a junto a contables, auditores, operarios de fábricas y personal de atención al cliente, entre otros.

Como balance, el WEF prevé para 2022 el «desplazamiento» de 75 millones de empleos «por el cambio en la división del trabajo entre humanos y máquinas» y la creación de 133 millones de nuevos puestos por la transformación digital.

En Uruguay, ya se observa una caída en la solicitud de secretarias de parte de las empresas. En 2015, estos pedidos configuraban el 8% del total de los avisos clasificados, según el Informe Anual de Demanda Laboral, elaborado por el Ministerio de Trabajo en base a datos de los clasificados Gallito Luis. En 2016, el nicho representaba el 7% del total, y el año pasado significó el 6%. En el último año móvil (del 1° de noviembre de 2017 al 1° de noviembre de 2018) el registro se situó en el 6% de los avisos, según datos de Gallito Luis.

El declive de este segmento en los últimos años refleja que «muchas de las tareas de secretarias se han ‘des-intermediado’ con la llegada de las nuevas tecnologías, impactando en la demanda de estos cargos», afirmó Federico Muttoni, director de la consultora Advice.

En el último año móvil (del 1° de noviembre de 2017 al 1° de noviembre de 2018) la demanda de secretarias acaparó el 6% del total de avisos clasificados, según datos de Gallito Luis. La tendencia viene a la baja: los pedidos eran el 8% en 2015, según un informe del MTSS.

Nuevas aptitudes

El fuerte impacto tecnológico provoca un cambio cualitativo respecto a lo que las empresas buscan en sus asistentes. Las secretarias ahora deben desarrollar habilidades digitales, más allá de operar Windows y su paquete de herramientas básicas para la oficina. «El estilo de las reuniones sufrió variantes, se convocan digitalmente, requieren tecnología para su ejecución, los archivos están en servidores locales o en la nube», enumeró Muttoni.

Marketing digital, diseño gráfico, manejo de redes sociales y generación de contenidos online, así como contabilidad y liquidación de sueldos también son parte de los requisitos que los empleadores ahora están solicitando.

Muchas de las tareas de secretarias se han
‘des-intermediado’ con la llegada de las nuevas tecnologías, impactando en la demanda de estos cargos»

Federico Muttoni

«La tecnología es fundamental, hoy en día ni siquiera podés considerar trabajar en esto si no tenés una formación en informática mínima», evaluó Andrea Caballero, presidenta de la Asociación de Secretarias del Uruguay (Adesu). La organización congrega a 200 trabajadores, casi exclusivamente mujeres, en un fiel reflejo de la composición por género de la población de secretariado ejecutivo en Uruguay.

Para Caballero, si bien «la tarea administrativa va a existir siempre» es cierto que la tecnología le va quitando «un poco de espacio» a las secretarias en el sentido más tradicional de la profesión. Frente a esa realidad las asistentes deben apuntar a ofrecer valor agregado desde su rol, exhortó. «Es verdad que quizás hoy no te piden que llames por teléfono a alguien —lo hacen los jefes directamente desde el celular— pero lo que como secretaria tenés que darle a tu superior es el contexto en el que va a comunicarse con la otra persona», explicó Caballero.

Valor agregado. La secretaria ahora le aporta más información de contexto a su jefe cuando va a participar de una llamada de negocios, dijo Caballero.
Valor agregado. La secretaria ahora le aporta más información de contexto a su jefe cuando va a participar de una llamada de negocios, dijo Caballero.

El toque creativo y personal constituye la principal ventaja con que cuenta la secretaria para surfear la ola de automatismos. Con esas virtudes y la confianza de un jefe que delegue para concentrarse en el negocio, la asistente puede pasar a asumir nuevas tareas que impliquen liderar y coordinar equipos, por ejemplo, al organizar un evento.

Por otro lado, «es habitual ver que un asistente dé soporte a varios gerentes o a todo un área», valoró Muttoni. «La función se fue modificando en cuanto a la toma de decisiones, siendo más independiente; y la multiplicidad de responsabilidades. Antes, una asistente respondía solo a su jefe y se limitaba a ejecutar tareas bien definidas. La constante capacitación tecnológica es vital también para las asistentes ejecutivas de empresas más tradicionales, que podrán aportar conocimientos a sus jefes», detalló el consultor.

Renovación

Las inquietudes de las secretarias de desarrollar nuevas capacidades y habilidades obligan a un ajuste de la oferta educativa de los institutos dedicados a formar esos perfiles.

«Hoy por hoy la secretaria la única forma de defensa que tiene en cuanto a sus tareas es ser polifuncional», señaló Luis Martínez, director de la escuela de negocios del Instituto BIOS. La propuesta, de un año de duración, pone el acento en formar a los estudiantes en redacción comercial, informática y contabilidad, pero también en áreas que exceden el terreno tradicional de la secretaria, como RR.HH. o marketing con foco personalizado.

Según  Luis Martínez, director de la escuela de negocios del Instituto BIOS, «hoy por hoy la secretaria la única forma de defensa que tiene en cuanto a sus tareas es ser polifuncional».

En BIOS, que inició su curso en 1999, la demanda actual está en una «meseta» luego de alcanzar un pico máximo de actividad en 2011 y 2012.

Predominan en el curso sobre todo mujeres, especialmente jóvenes (de entre 20 y 24 años), con bachillerato (in)completo o primer año de Facultad. «Más allá del aspecto vocacional, lo ven como una rápida salida laboral», afirmó Martínez.

Una visión similar tienen en el Instituto Universitario Crandon. La institución, que forma secretarias desde 1947, tiene un alumnado que se divide entre jóvenes egresadas de bachillerato y personas con experiencia laboral que buscan ascender en su posición o salario. Anualmente, unas 50 personas pasan por la tecnicatura en secretariado ejecutivo (que se extiende por dos años). Según la subdirectora del instituto, Susana Reyno, existe actualmente un «repunte» en el número de inscriptos.

«El curso siempre tuvo excelente demanda porque tiene formación también en idioma inglés», destacó Reyno. La propuesta del curso se ha ido actualizando bajo la idea de fortalecer el conocimiento de los estudiantes respecto al funcionamiento de una empresa y su gestión. Como resultado, esa formación les permite desempeñarse en distintas áreas dentro de una organización, como RR.HH. o comercio exterior. Ya a partir del segundo semestre, el curso ofrece la posibilidad de insertarse laboralmente, agregó Reyno.

En su opinión, la secretaria está adoptando un papel «mucho más ejecutivo» y de «interlocutor» frente a distintos profesionales y en contextos cambiantes a nivel de las empresas. «Va cambiando el rol. Y para eso hay que formarse más», concluyó.

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