La Auditoría Interna detectó debilidades de nivel “extremo” y “alto” en garantía de alquileres de Contaduría

CONTROLES

La Auditoría Interna de la Nación (AIN) evaluó al Servicio de Garantía de Alquileresque brinda la Contaduría General de la Nación (CGN). En el informe, la AIN encontró “debilidades en el diseño e implementación de algunos controles”.

El servicio se administra con el Sistema Integral de Gestión de Garantía de Alquileres (SIGGA), “desarrollado por la División Sistemas de CGN, y tiene como objetivo principal automatizar la gestión del servicio, atendiendo los requerimientos de todos los involucrados, ya sean estos, inquilinos, arrendadores, inmobiliarias, oficinas públicas, entre otros”. El SIGGA se empezó a utilizar en 2014.

“De los procedimientos de auditoría realizados surgen siete hallazgos, en cada uno se indica su nivel de criticidad, conforme a los criterios adoptados por esta AIN”, indicó el reporte.

El primero de ellos, fue señalado como de nivel crítico “extremo”. Se trata de los “controles sobre el proceso de identificación de cobros para la emisión de recibos”.

La AIN indicó que “los funcionarios ‘habilitados’ deben realizar el depósito de los importes retenidos a los funcionarios de sus organismos, por concepto de alquiler y comisión en una cuenta bancaria del Servicio de Garantía de Alquileres”. Así, “analizadas las actividades de control realizadas por el área Cuentas Corrientes para identificar los pagos efectuados por los habilitados, y la posterior emisión de los recibos correspondientes en el SIGGA, se observa que las mismas son insuficientes para brindar una seguridad razonable sobre la integridad y oportunidad de la cobranza”, afirmó.

Eso es, entre otros factores, porque la AIN, “de una muestra de 124 recibos emitidos, se constató que aproximadamente el 58% se emitió en un plazo mayor a los seis meses de recibido el depósito en la cuenta bancaria del Servicio”.

Estas debilidades en los controles, tienen como riesgos “que no se recaude la totalidad, que se reclamen deudas por desconocimiento de pagos efectuados, que no se identifiquen oportunamente deudas (bajas)” y “pérdida de imagen institucional”.

El otro hallazgo de la auditoría identificado como de nivel crítico “extremo” es en lo que tiene que ver con “identificación y gestión de deuda de inquilinos”.

En ese sentido, la AIN detectó que el Servicio de Garantía de Alquileres “no ha diseñado controles que le permitan identificar y gestionar las deudas oportunamente, sin depender del registro y la información proporcionada por los habilitados y de la integridad de dichos registros”.

Esto se da porque “el sector Deudores gestiona las deudas de los inquilinos a partir de las ‘bajas’ ingresadas por los habilitados en el SIGGA, que son los importes no retenidos en el mes correspondiente por no efectuarse la totalidad del descuento, como por ejemplo por disminución del monto líquido disponible, cambio de trabajo, entre otros. A efectos del cobro de la deuda se envía notificación al inquilino mediante correo postal, dado que no se cuenta con otros datos de contacto que permitan una comunicación más ágil”.

Según el informe esto conlleva riesgos de “pérdidas económicas por prescripción de la deuda” y la “imposibilidad de gestionar oportunamente las deudas, lo que podría generar pérdidas financieras”.

Hay otros cuatro hallazgos calificados como de nivel crítico “alto”. Uno de ellos es sobre el “control sobre pago a los arrendadores”. Mes a mes el Servicio de Garantía de Alquileres “realiza el pago del monto correspondiente al alquiler, previa deducción de la comisión y retención del impuesto correspondiente, mediante transferencia a la cuenta bancaria identificada por el arrendador y establecida en el contrato”. La AIN detectó que “los controles diseñados presentan debilidades en su implementación no permitiendo asegurar razonablemente la integridad y exactitud de la información de las cuentas bancarias indicadas por los arrendadores”.

Esto genera riesgos de “pagos a personas diferentes a arrendador”, “pérdidas económicas por pagos erróneos o duplicados”, “ineficiencias en las operaciones” y “juicios por demandas de los damnificados”.

Otro hallazgo de nivel crítico “alto” es en la “gestión de usuarios y permisos en el sistema informático”. La AIN encontró “debilidades en la gestión de usuarios y perfiles en el SIGGA que podrían comprometer la seguridad de la información”. Esto tiene como riesgos “accesos y/o modificaciones no autorizados al sistema”.

El tercer hallazgo de nivel crítico “alto” es sobre el propio SIGGA, que “presenta dificultades para la obtención de información financiera-contable de manera directa, impactando en la operativa del servicio, no permitiendo la implementación de controles efectivos ni la toma de decisiones de manera oportuna”. Esto tiene como riesgos “enlentecimiento y complejización en la operativa del servicio” y “no contar con información oportuna para la toma de decisiones”.

El cuarto hallazgo de nivel crítico “alto” se dio en la “estructura organizativa y asignación de responsabilidades”. En este caso, la auditoría identificó “debilidades referentes a la estructura organizativa que limitan la implementación de un adecuado Sistema de Control Interno”. Eso tiene como riesgos “ineficiencia en el uso de los recursos, ineficiencia en las operaciones y uso indebido de la información”.

El séptimo hallazgo de la auditoría sobre el Servicio de Garantía de Alquileres, fue considerado de nivel crítico “medio” y es sobre los “procedimientos documentados”. En este caso encontró “procedimientos escritos desactualizados que impiden la trasmisión del conocimiento de las actividades, así como dar continuidad a los procesos del servicio, permitiendo un control más eficiente de los mismos”. La AIN agregó que “este aspecto resulta significativo debido a que al 29 de diciembre de 2020 en el Departamento de Soporte y Gestión el 23,5% de los funcionarios son pasantes”. En cuanto a los riesgos que esto conlleva, están los de “errores u omisiones” y los de “ineficiencias debido a la inadecuada transferencia de conocimiento”.