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LUCÍA SAINT MARTIN

1. INTRODUCCIÓN Y ANTECEDENTES

Actualmente, en nuestro país se está implementando un régimen de documentación de operaciones mediante Comprobantes Fiscales Electrónicos (CFE) el cual tiene por finalidad sustituir el sistema tradicional basado en papel.

En este momento se encuentran trabajando en la implementación del sistema un grupo de empresas seleccionadas para formar parte del plan piloto, estimándose que estarán todas en el sistema a fines del presente año. Por otra parte, el primero en entrar en el plan piloto fue un supermercado, el cual emitió la primera factura electrónica con fecha 20 de agosto de 2012. A su vez, la DGI proyecta incorporar nuevas empresas al sistema a partir del año 2013 comenzando con aquellas empresas incluidas en el grupo de Grandes Contribuyentes.

Con la finalidad de dar un marco normativo al régimen de los CFE, fueron emitidos a comienzos de este año el Decreto 36/012 y la Resolución de la DGI 798/012. En el presente comentario se describen las características principales del nuevo sistema de documentación de operaciones a través de las disposiciones contenidas en ambas normas.

2. ASPECTOS GENERALES DEL SISTEMA DE CFE

El sistema de CFE es un proceso equivalente a la emisión de comprobantes en papel que consiste en el intercambio de documentos entre el emisor, el receptor y la DGI por medios electrónicos firmados electrónicamente con certificados electrónicos reconocidos vigentes.

Un comprobante fiscal electrónico es un documento digital generado y firmado electrónicamente en un formato preestablecido por la DGI que tiene la misma validez legal y tributaria que las facturas y otros documentos soportados en papel.

Dentro del sistema de CFE se incluyen las e-facturas que documentarán las operaciones realizadas entre contribuyentes, y los e-tickets que documentarán operaciones con consumidores finales. Ambos tendrán sus correspondientes notas de crédito y de débito. A su vez, el régimen incluye los e-remitos que documentan el movimiento físico de bienes y los e-resguardos que se utilizarán para respaldar las retenciones y percepciones de impuestos realizadas por los sujetos pasivos responsables.

Los sujetos comprendidos en el régimen serán aquellos sujetos pasivos de impuestos administrados por la DGI cuya solicitud de incorporación sea aprobada por la administración o que sean notificados acerca de su incorporación preceptiva. La DGI autorizará a cada sujeto pasivo que se postule para documentar sus operaciones en el régimen de facturación electrónica, una vez verificado que cumplen los requisitos establecidos y que se completen las pruebas requeridas. A su vez, en el caso de los sujetos incluidos preceptivamente, estos deberán cumplir los requisitos necesarios para entrar al régimen en el plazo que la DGI disponga.

Aquellos sujetos pasivos que queden incluidos en el régimen, adquirirán la calidad de emisores y receptores electrónicos y pasarán a estar obligados a documentar sus operaciones de venta con CFE, no pudiendo emitir documentos manuales para este tipo de operaciones, salvo lo previsto para casos de contingencia justificada.

La documentación tradicional en papel podrá utilizarse exclusivamente para los comprobantes no incluidos en el sistema, los cuales continuarán rigiéndose por las normas generales de documentación.

3. FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE CFE

3.1. Solicitud de constancia de autorización de emisión de CFE.

Al igual que en el régimen actual se requiere solicitar a la DGI, la constancia para la autorización de emisión de CFE (CAE). En dicha constancia se autoriza la utilización de un rango de números que tiene una validez de dos años. Al vencimiento del plazo, los números no utilizados deberán ser anulados.

La numeración de los CFE es independiente de la numeración de los documentos no electrónicos y es única por tipo de CFE para toda la empresa. Cada tipo de CFE debe comenzar con el número 1 serie A hasta agotar siete dígitos, reiniciando nuevamente desde el número 1 con la serie siguiente, alfabética (exceptuando la letra Ñ) y de hasta dos posiciones.

3.2. Emisión de CFE

Para emitir un comprobante electrónico, en primer lugar, el emisor generará y firmará electrónicamente el CFE.

Luego y previo al envío al receptor electrónico, al transporte de la mercadería o a la entrega de la representación impresa al receptor no electrónico, deberá enviar el comprobante a la DGI. Cuando se trate de e-tickets (operaciones con consumidores finales) únicamente se enviarán a la DGI aquellos cuyo monto neto supere las 10.000 unidades indexadas (UI) excluido el IVA (a la cotización vigente al cierre del año civil anterior).

A continuación y sin ser necesario esperar la respuesta de la DGI se envía el correspondiente CFE al receptor electrónico por el medio que se hubiera acordado (como mínimo a través de correo electrónico). El emisor electrónico deberá emitir los comprobantes electrónicos para todos sus clientes, sean estos receptores electrónicos o no pero cuando el cliente no es receptor electrónico se le entregará una representación impresa del CFE que tendrá validez legal, no pudiendo exigir un documento tradicional.

Por último, todo emisor electrónico debe enviar a la DGI un reporte diario consolidado incluyendo un detalle de los CFE emitidos en el día, discriminados por tipo de comprobante y sucursal, así como la numeración insumida por los comprobantes anulados. Dicho reporte se debe enviar dentro de las primeras 18 horas del día hábil siguiente al de la operación aun cuando no se hayan registrado operaciones en el período.

3.3. Requisitos de almacenamiento

A los efectos de respaldar las operaciones registradas en la contabilidad, se deben almacenar y conservar en forma electrónica los CFE emitidos y recibidos, por el mismo período de tiempo que se debe conservar la documentación tradicional, es decir por el término de prescripción de los tributos.

La conservación de los CFE la puede hacer el propio emisor electrónico o delegar dicha función en terceros, pero siempre el sujeto pasivo es el responsable ante la DGI.

Ante requerimientos de documentación, la empresa deberá proporcionar la misma en los plazos establecidos por la DGI.

3.4. Requisitos de publicación

Los emisores deberán publicar en una página web declarada en la DGI e indicada en los comprobantes los e-tickets y sus notas de corrección en formato pdf, antes de las 18 horas del día hábil siguiente a la emisión y mantenerlos publicados por un plazo no menor a tres meses.

A su vez, en caso de utilizar papel térmico para imprimir las representaciones impresas de e-facturas y sus notas de corrección, e-resguardos y e-remitos, los mismos deben publicarse en las mismas condiciones que los e-tickets pero por un plazo no menor a 5 años.

Por otro lado, la DGI publicará en su página web las e-facturas y sus notas de corrección, los e-resguardos y los e-remitos.

4. CONSIDERACIONES FINALES

La incorporación al sistema de CFE implica un cambio significativo para las empresas y requerirá de un proceso de implementación que puede implicar un período de tiempo importante.

Entre otros pasos a realizar, las empresas deberán analizar y adecuar los procesos y controles utilizados tanto en la emisión como en la recepción de documentación; deberán implementar mecanismos y sistemas para la comunicación con la DGI y con otros actores (empresas y consumidores finales) que garanticen la seguridad de la información intercambiada; deberán incorporar hardware como ser servidores y dispositivos de almacenamiento, etc.

Este proceso conlleva determinados gastos e inversiones que, en parte, se verán paliados por beneficios fiscales establecidos a estos efectos, de los cuales nos ocupamos en este mismo espacio el 10 de octubre de 2011.