Menos viajes de negocios, más cortos y baratos

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Por Gabriela Rocha - grocha@elpais.com.uy

Es tiempo de recortes y a pesar de que la mayoría de los ejecutivos los disfruta, en 2009 harán menos viajes de negocios, éstos serán más cortos y más baratos, y preferirán la eficiencia básica y un servicio adecuado a los servicios complementarios. El pragmatismo por encima del confort cuando la situación merezca verle la cara al cliente o al colega si se trata de una empresa internacional.

Esas son las principales conclusiones que se desprenden de un informe internacional de Amadeus, proveedor de tecnología para el sector de los viajes y el turismo, realizado por The Economist Intelligence Unit y titulado "El viajero austero: la repercusión de los recortes de gastos de empresa para los hoteles".

Entonces, de 354 ejecutivos encuestados, 47% dijo que hará menos viajes en los próximos 12 meses y más de una cuarta parte (28%) prevé pasar de hoteles de cuatro y cinco estrellas a establecimientos de menos categoría. Asimismo, 45% opina que las tarifas hoteleras serán "totalmente decisivas" en la elección de su hotel el próximo año, mientras otro 36% lo considera un "factor importante" a tener en cuenta.

Respecto a la situación local, el gerente general de Amadeus Uruguay, Federico Coen, confió a El Empresario que "las agencias de viajes ya están manifestando que hay previsiones de reducción de los viajes corporativos" y que, en general, los profesionales "mantienen la categoría", en los casos en que sí deciden viajar, pero "cotejan más precios".

Por ejemplo, Ricardo Méndez, gerente general de McDonald`s Uruguay, aseguró que los viajes de reuniones de directores no se modificarán, pero que los menos relevantes se sustituirán por conferencias telefónicas y que además tiene previsto no asistir a ciertas convenciones. Asimismo, prevé que a algunas reuniones vayan sólo los gerentes regionales de la firma para que luego éstos pasen reportes por mail.

En tanto, Herminio Castro, director de la importadora de calzados Castro Taibo, que por su negocio viaja todos los años a China, Europa y Buenos Aires, dijo que no prevé modificar su calendario, pero que claro que coteja los precios a la hora de armar su itinerario. "Sin duda el precio importa, pero más importante es tener las comodidades mínimas para poder trabajar y descansar después de jornadas muy agotadoras", explicó.

Pero si de austeridad se trata, el director de la productora Metrópolis Films, Andrés Rosenblatt, aseguró que es un criterio general que siempre mantiene su empresa, ya que los mercados a los que viaja a menudo parte del equipo son muy costosos, en los que una cena puede valer entre 30 y 50 euros. El profesional agregó que tienen buenos acuerdos con el hotel Hilton por sus frecuentes visitas.

Lo básico

Cuando se les preguntó de qué prestaciones no podrían prescindir en un hotel, los viajeros de negocios mostraron un significativo interés en poder ser productivos durante los desplazamientos: la conexión a Internet es indispensable para un mayor porcentaje (76%), que la habitación sea tranquila (56%), que tenga buenas conexiones de transporte (54%) y que el hotel tenga una ubicación céntrica (52%).

Sobre el punto, Álvaro Moré, presidente de la agencia de publicidad Young & Rubicam, sostuvo que siempre trata de ir al hotel que esté mas cerca de donde va a tener las reuniones de trabajo. "Movilizarse en la mayoría de las ciudades es lento y caro, por lo tanto, la proximidad también abarata los costos", apuntó. Respecto a la conexión a Internet, el profesional indicó que ésta hoy en día ya no es problema en ningún hotel, además de que el BlackBerry resuelve la mayoría de las comunicaciones.

Relacionado con una tendencia a simplificar los viajes de negocios, un elevado porcentaje de ejecutivos (61%) señaló que una marca de confianza con niveles de servicio uniformes en todos sus establecimientos será un factor decisivo a la hora de elegir un hotel este año.

En esa línea, Castro contó que en general regresa a los hoteles que ya conoce y que tiende a elegir cadenas internacionales porque sabe que tendrán un buen estándar de servicio.

Y si de austeridad se trata, 36% de los ejecutivos cree que se iniciará una tendencia inusual a viajar en clase turista en los próximos 12 meses. Los consultados por El Empresario hicieron sus salvedades sobre el punto. Mientras que Rosenblatt dijo que nunca ha pagado tarifas en clase ejecutiva, Méndez aclaró que viaja en turista sólo si se trata de viajes regionales. En tanto, Moré matizó al decir que depende si llega directo a trabajar o puede descansar unas horas antes de reunirse donde tenga previsto.

Recomendaciones

Con este panorama, los hoteles deben estar alerta a tomar medidas para ser lo más competitivos posibles. "Deberían estar presentas con las tarifas correctas, con toda la información disponible posible para que el cliente pueda tomar la decisión rápidamente", señaló Coen.

Es importante también que no incluyan los servicios considerados de "lujo" en la tarifa básica, como el gimnasio o el spa, ya que eso encarece el precio inicial y puede ahuyentar clientes. "Muchos hoteles ofrecen servicios que al final no termino usando ya que el tiempo que paso adentro es poco o nada y termino pagando una tarifa por servicios que no me sirven", confesó Méndez.

Para el uno de Amadeus Uruguay, otra herramienta a tener en cuenta es contar con la información de los pasajeros automatizados, ya que según el informe un check-in eficiente (68%), flexibilidad para realizar cambios, como cancelaciones de última hora (64%) y una rápida resolución de problemas (59%) se consideran los mejores indicadores de un buen servicio.

En tanto, para quienes planean realizar un viaje optimizando costos también hay recomendaciones, como una acción centralizada en los viajes de las distintas áreas de la compañía que puede llevar a reducir hasta un 30% el costo de pasajes y hoteles, así como firmar acuerdos con aerolíneas de preferencia y centralizar la operación en un solo proveedor.

Lo primero para definir el monto destinado a los viáticos del viaje es revisar el destino al que se va, ya que no es lo mismo tener US$ 100 en Brasil que en Inglaterra, según publicó el diario chileno El Mercurio.

Pero hay otros factores a tener en cuanta como las comidas, los gastos de traslado y el hotel, agregando los impuestos.

Algunas empresas, además, consideran un monto adicional para imprevistos como que el avión se cancele o una sobreventa del hotel.

En tanto, dependiendo del motivo del viaje, se pueden incluir gastos de representación, especialmente cuando hay que invitar a comer a alguien o ir a algún evento especial.

Otro aspecto que se toma en cuenta es el rango del ejecutivo: si se trata de un gerente o un ejecutivo medio, además del estatus de la empresa y si es nacional o multinacional. También puede influir el factor de seguridad, es decir, si el país es inseguro para el viajero se justificará el alojamiento en un hotel más caro y un traslado más seguro.

Los gastos en los viajes de negocios representan la tercera erogación más importante en una compañía multinacional, cifra que se ubica por detrás del costo salarial y el mantenimiento de la planta si es que la tiene.

170.000 : de dólares anuales mueven en todo el mundo los viajes de negocios y todas sus actividades relacionadas, según la Nacional Business Travel Association, organización representante de 2.700 gerentes de viajes y proveedores de servicios de viajeros.

Para optimizar el presupuesto que se destina a los viajes corporativos, los expertos recomiendan incorporar al plantel de la compañía la figura del "travel manager". Se trata de una persona que trabaja dentro de la propia empresa y sus tareas son diseñar, negociar y ejecutar un plan de viajes a medida.