Hubo un tiempo en que los ejecutivos de las grandes empresas manejaban a su criterio los viajes de negocios. Como los directivos no querían perder tiempo haciendo llamados, las encargadas de resolver el asunto eran sus secretarias, que se comunicaban con la aerolínea, hacían una reserva y mandaban a emitir el pasaje con la soltura de quien pide un tostado en el bar de la esquina. Luego rendían el gasto al sector de Compras. La asistente del gerente de Marketing también sacaba su propio ticket, pero en una compañía aérea distinta de la del gerente de Finanzas, que a su vez le pasaba a la de Recursos Humanos el dato de un hotelito muy canchero para cuando su jefe visitara la casa matriz en Miami. Esa improvisada combinación llevaba a las nubes el presupuesto asignado al traslado de ejecutivos.

Hoy, algunas firmas todavía se manejan anárquicamente en este tema, pero muchas más han implementado políticas agresivas en el manejo de sus gastos de viajes, teniendo en cuenta que estos representan la tercera erogación más importante en una multinacional, por detrás del costo salarial y el mantenimiento de la planta.

Lo cierto es que, "con una acción centralizada en las distintas áreas de la compañía se puede reducir hasta un 30% el costo de pasajes y hoteles", según afirmaron en un seminario realizado días atrás en Buenos Aires directivos de la empresa de viajes corporativos Furlong-Fox HRG Argentina.

Esta agencia es la tercera más importante del rubro en el nivel mundial, sólo superada por American Express y Carlson Wagonlit. Factura 12.000 millones de dólares al año en 105 países. En Argentina atiende, entre otras, las cuentas del Credit Suisse, Merrill Lynch, Bunge y Arcos Dorados Regional (McDonald`s).

Un poco de orden. Según parece, no hay que hacer magia para economizar los viajes en una empresa. Basta con implementar unas pocas acciones, como firmar acuerdos con aerolíneas de preferencia y centralizar la operación en un solo proveedor. "Sólo emprolijando los procesos y ordenando el presupuesto se logra un ahorro del 15% al 20%, pero si la política es realmente agresiva entonces se llega al 30%", afirmó Carlos Taboada, de Furlong, y como caso testigo contó que a nivel global HRG logró reducir en US$ 88 millones el gasto de viajes de una firma de primera línea en un período de cuatro años.

Lo ideal, según los expertos, es incorporar al plantel la figura del travel manager, una persona que trabaje en la propia compañía y esté encargada de diseñar, negociar y ejecutar un plan de viajes a medida. Actualmente, las empresas argentinas que más avanzadas están en políticas de control de viajes son Procter & Gamble, Unilever, Walt Disney, Techint, Quilmes, Petrobrás, Repsol YPF y Arcor. (LA NACIÓN, GDA)