FEDERICA NARANCIO
Archivos atestados de expedientes y con problemas edilicios; archivólogos que piden más reconocimiento; oficinas de la administración pública donde los papeles se acumulan de forma indiscriminada. La burocracia en su más viva expresión.
Cierre los ojos e imagine cómo sería la pesadilla de un oficinista: cajas de cartón apiladas en rincones que guardan pesados expedientes y fajos de papel amarillento que se acumulan por minuto.
Actas, denuncias, solicitudes de compras, licitaciones y fichas de personal que se entremezclan en un espacio reducido y caótico.
Imagine que esos documentos son de consulta permanente, y que, como funcionario, usted debe sortear interminables cajas hasta dar con lo que le piden.
Esta pesadilla se reitera en varias oficinas del Estado, donde los archivos suelen estar ubicados en sótanos húmedos, que prescinden de las condiciones necesarias para que la documentación se preserve.
Según un censo parcial realizado este año por el Archivo General de la Nación en ministerios, centros educativos, entes autónomos y servicios descentralizados hay 219 archivos públicos. Sólo la Universidad de la República tiene 180.
"El archivo en la administración pública es la `cenicienta`, sin presupuesto, sin personal y sin atención de los administradores", señaló Marta Pariz, archivóloga que trabaja en el Ministerio de Economía y Finanzas.
Recorrer y conocer algunos de estos archivos, así como conversar con los encargados, es una experiencia ilustrativa.
En la mayoría, se deberá solicitar un permiso previo que demorará más de una semana en serle otorgado, hasta que el subalterno consulte a su jefe y éste remita la solicitud al mando superior, que dirá que "sí" pero con condiciones. Se sospecha, aunque sin motivos, del que demuestre interés por acceder a documentación pública.
Superada esta etapa, se abrirán las puertas a un universo que pocos conocen, pero del que todos hacen uso, pues en la administración pública, lo que no se tira, se archiva.
Los encargados, voluntariosos, hacen lo que pueden, pero las quejas son siempre las mismas: los archivos están "al tope" de su capacidad, pero no se les asigna recursos porque están en el "último escalafón".
"No conozco en el Estado un edificio que haya sido construido especialmente para archivo en los últimos años", dijo Pariz. Según la archivóloga, es imprescindible prever el espacio que será destinado para la documentación, pues en el Estado crecen de forma "indiscriminada".
Tomar en cuenta el volumen inicial de la documentación, cuánto lugar ocupará, qué tipo de archivo es (histórico u administrativo) y qué condiciones de seguridad son necesarias (por ejemplo, aparatos extintores y detectores de incendio) son algunos de los requisitos a tener en cuenta.
¿Qué puede ocurrir si no se toman estas previsiones? En la calle Rincón 719, está la respuesta a esta interrogante. Allí funciona la Dirección Nacional de Propiedad Industrial (DNPI), donde se registran anualmente entre 10 y 12 mil marcas y unas 600 patentes.
Un reciente informe realizado por la Auditoría Interna de la Nación recomendó a las autoridades que "en el corto plazo" se dote a la DNPI de un "espacio físico adecuado que permita preservar el archivo" y alertó que existen carencias en la infraestructura que comprometen la seguridad del edificio.
Cristina Dartayete, la directora, explicó que el archivo de la DNPI es catalogado como "vivo", pues es de consulta permanente.
Sin embargo, la falta de recursos y de espacio dificulta esta función y aumenta el riesgo de que los expedientes se pierdan o sean difíciles de encontrar. Los depósitos están atestados de papeles, cajas y fajos de expedientes, y allí trabajan apenas dos archivólogas. A veces la tarea de recuperar documentación es de alto riesgo, pues las patentes están en un entrepiso de madera de difícil acceso, y la escalera es tan empinada que da vértigo.
Otros archivos a los que también les falta espacio son, por nombrar algunos, el de la Cámara de Senadores y de Representantes en el Poder Legislativo, el Archivo de la Ciudad en la IMM, la mayoría de las oficinas del Poder Judicial, el de Cinemateca e incluso el Archivo General de la Nación, la "madre" de todos los archivos.
Algunos están bien organizados, otros no, pero lo que tienen en común es que están abarrotados.
ESTIGMA. A la "cenicienta" de la Administración Pública no se le asignan recursos, ni personal idóneo para desempeñar la tarea, ni un espacio mínimamente decente.
Claro que la situación varía según cada oficina o institución, pero lo que este panorama revela es que no existe una conciencia general acerca de la importancia de los archivos.
Según Lourdes Ramo, docente y archivóloga de la Escuela Universitaria de Bibliotecología y Ciencias Afines (Eubca), en el imaginario colectivo los archivos son vistos como lugares polvorientos, oscuros, inaccesibles y aburridos, y el funcionario que trabaja allí está "de penitencia".
Sin embargo, no cualquiera puede trabajar allí: los que están capacitados para organizar y gestionar la documentación son los archivólogos.
"¿Archi qué?, te dicen a veces. Nuestra profesión no se conoce, nos confunden con los bibliotecólogos o a veces ni siquiera", aseguró Ramo.
En la administración pública no hay más de 20 o 25 archivólogos contratados, y entre ellos han tratado de difundir y dignificar su profesión.
La primera oficina pública que contrató archivólogos fue UTE. "El 7 de diciembre de 1992", dijo con precisión María Generosa Rodríguez, jefa del Archivo Central del organismo. Hoy por hoy, este archivo es considerado como un "referente" por lo organizado que está. En efecto, los documentos que ocupan dos pisos de 700 metros cuadrados están prolijamente archivados, el salón está bien iluminado y la estructura edilicia cumple con las condiciones recomendadas.
Rodríguez está orgullosa de su tarea, pues sabe que cumple con una función muy importante: resguardar los derechos de los ciudadanos.
"Te doy un ejemplo. Hace diez años se tomó la resolución de darle 220 KW por mes de beneficios para funcionarios y ex funcionarios de UTE que estuvieron 20 años consecutivos trabajando. Tengo gente de edad que me llega caminando desde lejísimos, incluso con sus bisnietos, para encontrar el documento que compruebe que trabajaron aquí. Y a mí me cuesta dormir pensando en esas personas", aseguró.
Otros archivos públicos, en cambio, desconocen la cantidad de expedientes que guardan en sus estantes.
Para Alicia Casas de Barrán, directora del Archivo General de la Nación, "de la misma manera que debe haber conciencia sobre los archivos históricos que conforman nuestra identidad nacional, también debe haber conciencia acerca de los archivos administrativos, porque contienen nuestros derechos".
De ahí la importancia de que los archivos estén bien gestionados. "Esto dotaría a la administración pública de transparencia, eficacia a la hora de informar y ayudaría a preservar nuestro patrimonio documental", consideró Ramo.
DIGITALIZACION. Un camino que transitaron algunas reparticiones del Estado para disminuir la cantidad de papel es el de digitalizar los documentos. Aunque en la mayoría de los casos no es conveniente prescindir del soporte papel, la digitalización de los expedientes es hacia donde se encamina el futuro.
El "expediente electrónico" ya se utiliza en UTE, Antel y en algunas intendencias.
En la Torre de las Telecomunicaciones de Antel, por ejemplo, lograron disminuir alrededor del 50% de la documentación con la digitalización. "Tenemos varios sistemas informáticos: un sistema de compras, de gestión de personal y de atención al cliente vía Internet, que nos han facilitado mucho el labor", aseguró Estrella Bloomstein, relacionista pública de Antel.
El organismo incluso ha hecho convenios con intendencias como la de Canelones y Florida para implementar un sistema de gestión electrónica de expedientes.
Florida fue el primer departamento que puso a prueba este sistema. A 90 días de funcionamiento, el subdirector de Administración de la comuna floridense, Héctor Bruno, explicó que el sistema mejoró la agilidad de los trámites.
El jerarca consideró también que el funcionamiento del expediente electrónico y el sistema de municipio digital genera un ahorro importante de papel.
Lo mismo hará la Intendencia de Canelones en el 2007. El proyecto denominado "Gestión Electrónica de Documentos" espera disminuir el expediente en papel, y permitir que se hagan seguimientos informáticos de trámites. Además, a partir del 2 de enero, las resoluciones municipales firmadas por el intendente, Marcos Carámbula, serán incorporadas al sistema.
En la Intendencia Municipal de Montevideo esperan que en el correr del 2007 se incorpore el uso de Internet para el acceso al medio de pago. El director de Recursos Financieros de la IMM, Enrique Cabrera, dijo prever que el sistema se aplique, ya que en el sistema bancario está generalizado el pago por medios electrónicos.
Trámites judiciales en la red
En breve se podrá consultar los expedientes judiciales a través de Internet. En la página http//:expedientes.poderjudicial.gub.uy, con sólo ingresar el número del expediente, el usuario interesado podrá conocer en qué estado está el expediente. También están trabajando en la conformación de una Red Nacional Judicial.
Una ley a estudio y un censo de expedientes
Dos proyectos que regularizarán la situación actual
Hay dos proyectos gubernamentales que ayudarán a combatir la informalidad de los archivos públicos.
Por un lado, el Archivo General de la Nación (AGN) publicó este año la primera parte de un Censo-Guía de los archivos existentes en Montevideo, que fue realizada gracias a un acuerdo de cooperación científica entre AGN y el Ministerio de Cultura de España. Pronto se continuará con el inventario en el interior del país, aseguró Alicia Casas de Barrán, directora de AGN.
Por otra parte, está a estudio en el Ministerio de Educación y Cultura un anteproyecto de ley para la creación de un Sistema Nacional de Archivos. Regulará el tipo de tratamiento que se le dará a los documentos en la administración pública, los traslados y transferencias de un archivo a otro y su venta o eliminación.
Con espacio, sin espacio
Palacio Legislativo
Tiene dos depósitos en el subsuelo para documentos de la Cámara de Representantes y de Senadores. En los pasillos del Palacio hay "roperitos" para lo que sobra, pues en las oficinas se acumula mucho papel y los archivos ya están "al tope".
Archivo de la ciudad
Funciona en el segundo subsuelo de la IMM. Tiene 850 metros cuadrados. Para entrar sólo se necesita la cédula. La documentación data de 1820 y el archivo está en muy buen estado, pese a que les falta espacio.
Patentes Industriales
Tiene dos depósitos: uno para marcas y otro para las patentes, que está en un entrepiso de madera de difícil acceso. Al archivo de la DNPI le falta espacio, equipos informáticos para culminar la digitalización y recursos para contratar archivólogos.
UTE
Su archivo es considerado como un "referente" en cuanto a organización. Fue la primera institución pública en contratar archivólogos. El archivo tiene dos pisos de 700 metros cuadrados, con las condiciones edilicias apropiadas.
Lugares con varias sorpresas
El Archivo de la Ciudad está en el segundo subsuelo del Palacio Municipal. Los documentos datan de 1820. Allí se puede encontrar desde los planos de la primera iluminación a gas en Montevideo a un expediente donde un tambero solicita a Salubridad que en lo que hoy sería pleno Centro, le den la autorización para la cabida de "una vaca más". Entre otras curiosidades, hay una carta escrita por José Belloni donde anuncia la llegada del monumento "La Carreta", y data de 1930.
También tienen el expediente sobre el desmontaje de la Estatua de Libertad (primer monumento de la ciudad), expedientes sobre las corridas de toros en los barrios de Montevideo y el archivo del general Líber Seregni.
La Dirección Nacional de Patentes Industriales (DNPI) recibió una vez una solicitud de registro de marca un poco subida de tono. El Cuarteto de Nos quería registrar su nombre con el logo "Cuar", el dibujo de cuatro senos, y "Nos". La DNPI rechazó la solicitud por ser "contraria a la moral".
En la DNPI, una persona del interior del país quiso registrar el nombre "Acción" para un diario, con la misma tipografía del antiguo diario Acción. El ex presidente Jorge Batlle se opuso alegando tener él derecho de autor sobre el término.
El Archivo General de la Nación (AGN) tiene cerca de 280 mil libros públicos y privados. Tiene documentos que datan de 1730. Allí se pueden encontrar memorias y expedientes que dan cuenta de la venta de esclavos, cartas del artista Juan Manuel Blanes y documentos que relatan costumbres antiguas del país.
Reformas y mudanzas en algunas oficinas
El Archivo de la Ciudad se muda y la DNPI se renueva
El Archivo de la Ciudad de Montevideo se mudará del segundo subsuelo de la Intendencia Municipal de Montevideo para ganar en espacio. Según contó Virginia Luzardo, la directora, el archivo está "al tope" de su capacidad. "Nos iremos al Centro Cultural Petrobrás, que inaugura el año que viene en la ex Compañía del Gas", contó Luzardo.
El archivo fue inaugurado en noviembre del 2003 gracias a un convenio con el Ayuntamiento de Barcelona. Hoy es un espacio cálido y atractivo al público, con salas de investigación y salones donde se realizan conciertos y charlas. Luzardo espera que la mudanza atraiga aún más gente.
Otro archivo que está más abarrotado es la Dirección Nacional de Patentes Industriales (DNPI). Según la directora, Cristina Dartayete, esperan contar con la cooperación de la Organización Mundial de Propiedad Industrial para la compra de un scanner de U$S 6.500 y tres equipos informáticos. "Cuando me enteré del precio del scanner no lo podía creer", aseguró Dartayete. El equipo es fundamental para continuar con la digitalización de expedientes.
Además, esta semana recibirán la respuesta del Bando Interamericano de Desarrollo sobre una propuesta para financiar la contratación de tres archivólogos y comprar software para completar la digitalización del registro. Hoy por hoy tienen el 50% digitalizado pero por falta de recursos no pudieron continuar.
