Nuevo sistema de gestión para expedientes judiciales

Un Poder Judicial más cerca de la gente. Ese parece ser el objetivo del Programa de Fortalecimiento del Poder Judicial que comenzará a implementar a partir del 1º de enero de 2004 una serie de cambios para mejorar la atención al usuario. Esos cambios se procesarán a través de un sistema único de identificación de expedientes, un sistema de atención telefónica para guiar a los usuarios y cursos a los funcionarios para mejorar la atención.

El sistema de identificación única de Expedientes (IUE) establecerá una forma única y permanente de identificar los asuntos judiciales, abarcando todas las instancias de todas las materias, así como todas las oficinas del Poder Judicial involucradas en la vida de un expediente judicial.

Esto significa que cada vez que se presente una demanda se la identificará con un código que se mantendrá aunque esa resolución sea apelada y vaya a un tribunal de apelaciones y aún a la Suprema Corte. En caso de que se trata de una demanda civil que pase a penal o viceversa también mantendrá la identificación.

Aprovechando el receso de la feria judicial mayor los tribunales aprovecharán para implementar los cambios en enero.

El nuevo sistema implica que también deberán ser reidentificados los expedientes que se vienen instruyendo desde antes. Al finalizar la feria menor del 2004 en julio todos los expedientes en trámite deberán estar reidentificados físicamente.

Desde el 1º de diciembre estan funcionando en todo el país mesas de ayuda para que los tribunales y oficinas puedan recurrir para aclarar las dudas.

VENTAJAS. La directora del Programa, Ivonne Carrión explicó la ventaja que tiene el nuevo sistema. Actualmente los usuarios necesitan conocer varias indentificaciones para un mismo asunto dentro de la misma institución.

Por ejemplo en los juzgados penales hay una identificación para el presumario, otra para el sumario y otra para la apelación; en los civiles hay una para conciliación, otra para la primera instancia, otra para la segunda instancia y otra para la casación.

A ellas se agregan otros identificaciones en sucesivas apelaciones generadas en años diferentes y cuando hay cambios en las sedes de competencia.

"A partir de ahora el usuario sólo necesitará conocer una identificación para todos esos casos", señaló.

Además explicó que se está trabajando para el desarrollo de un nuevo sistema que centralice la información de todas las sedes, permitiendo a los interesados internos y externos, consultar toda la tramitación de un expediente desde cualquier lugar del país.

Carrión dijo que la IUE asegura que no existan identificaciones repetidas, aún cuando coexistan múltiples lugares responsables de asignar las mismas.

Agregó que también se evitará la aplicación de diversos criterios en las distintas oficinas y facilitará el entrenamiento de los funcionarios.

ATENCION AL PUBLICO. El Programa de Fortalecimiento tiene un capítulo dedicado a mejorar la atención al público con el objetivo de que las personas que tienen que transitar por las oficinas judiciales reciban la información que necesiten en un lenguaje comprensible y claro.

El curso abarcó la totalidad de los funcionarios judiciales se dictará a través de 48 talleres en Montevideo y 63 en el interior. Los mismos comenzaron en noviembre.

En ese sentido explicó que comenzará a funcionar un sistema de atención telefónica. A través de la central que estará ubicada en la Suprema Corte se le dará información a los usuarios sobre los trámites.

La idea es explicarle a los usuarios qué cosas tienen que llevar para iniciar una demanda, que papeles presentar, a qué oficina presentarse, explicó la coordinadora del programa.

También se trabaja para que los usuarios puedan acceder a las bases de datos de Jurisprudencia, Doctrina, Circulares y Acordadas de la Suprema Corte de Justicia.

El catedrático Carlos Delpiazzo elaboró una Recopilación de acordadas y circulares de la corporación que incluyen normas sobre oficinas judiciales, normas sobre funcionarios, normas sobre tribunales y juzgados y normas sobre profesiones jurídicas.

La cámara se encendió, frente a ella los jueces que iban pasando uno a uno, eran interrogados por un periodista.

Un magistrado cada vez se ponía más nervioso y tartamudeaba, otra jueza reaccionó poniendo gesto adusto y contestando con monosílabos. Al ver más tarde el video todos los jueces penales de Montevideo se rieron de ellos mismo y de sus colegas. Coincidieron en que estar frente a las cámaras es muy difícil y que es algo para lo que no están preparados.

La División de Comunicación Institucional de la Suprema Corte de Justicia a cargo de Raúl Oxandabarat, portavoz del Poder Judicial quien trabaja con la socióloga Teresa Herrera en el diseño de la comunicación para mejorar la imagen del Poder Judicial.

Como herramienta para que los jueces se transformen en voceros eficientes, que usen un lenguaje y gestualidad adecuados es que se realizaron tres talleres media training en la Asociación de Magistrados el 28 de noviembre, 10 de diciembre y 13 de diciembre.

En esos talleres los jueces que concurren libremente son en- trenados en el contacto con la prensa.

Oxandabarat explicó que el objetivo es que reviertan el problema que significa enfrentar el agresivo complejo a los periodistas, a las cámaras, luces y micrófonos, en una oportunidad que debe ser aprovechada al máximo en favor del mensaje y su imagen pública.

El vocero del Poder Judicial señaló que la idea es que los jueces sepan enfrentar una situación prevista como puede ser una conferencia de prensa o un reportaje en set o algo accidental como una crisis, un siniestro.

En definitiva se pretende que la institución esté provista de comunicadores mejor preparados, dotados de un plan para la crisis y con el más adecuado material de apoyo, mucho antes de que se prepare una eventualidad con magnitud de noticia.

"Eso requiere el conocimiento cabal de ciertas reglas de juego y de estrategias de comportamiento que también deben ser aprendidas, que cada vez dependen menos del voluntarismo", explicó.

También se realizó un seminario sobre periodismo judicial en el que se invitó a participar a jueces y periodistas con el objetivo de intercambiar las apreciaciones y dificultades que se generan en el relacionamiento de la justicia con la prensa.

La estructura de indentificación de los expedientes tendrá un código, un número y un año.

El código de cuatro dígitos numéricos distingue a la oficina o tribunal que asigna la identificación. Cada oficina o tribunal donde pueda iniciarse un expediente judicial estará identificado por un código propio.

El número con un máximo de seis dígitos diferencia los distintos expedientes creados por la oficina o tribunal en un año.

El año expresado en cuatro dígitos en que se asignó esa identificación al expediente.

Esos datos no proporcionan información del expediente sólo lo identifica en forma única dentro del Poder Judicial.

La identificación de un expediente sólo se realizará en el tribunal u oficina donde se origina el asunto.

Cuando se separen actuaciones o se expida testimonio total o parcial de un expediente para su tratamiento por separado ante el mismo u otro tribunal, dichas actuaciones o testimonio recibirán una nueva identificación por parte del tribunal que lo dispuso.