El motor secreto de las empresas

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Por Gabriela Rocha | grocha@elpais.com.uy

Atender el teléfono y agendar la fecha del dentista no ha quedado en el olvido pero es hoy tan sólo una mínima parte de las tareas de las secretarias en las empresas locales y una tendencia bastante extendida en el mundo. Es que las mejor llamadas asistentes ejecutivas se convierten cada vez más en la mano derecha del gerente y sirven a menudo de ejecutoras y filtro del montón de temas cotidianos que llegan. Así, con alguien de confianza que se ocupa de lo diario, el jefe puede pensar en el largo plazo de su negocio.

El día a día de estas profesionales "multitasking" está plagado de actividades imprevistas pero cierta rutina no puede faltar para que no se les escape nada. Firman documentos, en algunos casos contestan los mails del jefe, filtran llamadas, reciben correspondencia, coordinan viajes y toman decisiones para las que usualmente ya no deben consultar al superior. Y un largo etcétera.

A estas funciones se suman otras más vinculadas a la estrategia. Marianella Molinari (secretaria de los directores Comercial y de Administración y Finanzas de Puerta del Sur -aeropuerto de Carrasco-, Eduardo Costa y de Raúl Galante), agradece que éstos "se tomaron el tiempo" de explicarle todos los detalles del negocio. Similar fue para Andrea Corbo, asistente de Jorge Jourdan -presidente de Santander-, que se formó preguntando y "aprendiendo de cada llamada o material que llegaba" a la vez que encontró "muy buenos maestros" en su equipo.

Rosana Larghero, asistente del Directorio de Pluna, cree que con los años pasó de secretaria a asistente y ahora las tareas son más amplias, los temas más confidenciales y las decisiones más importantes. En ese proceso se le "abrió un mundo muy interesante" y desconocido. En tanto, Marisol González, la secretaria de Juan Carlos López Mena, entró a Buquebus en 1985, dos años después de su fundación y en todos esos años, la firma "creció exponencialmente" y "en la misma proporción creció su tarea y se tornó más compleja".

Atenderlos a todos

En la realidad de cada empresa se suman ciertos roles previstos o no. Es así que muchas asistentes son las que resuelven los problemas de las personas que también desde fuera de la firma se ganaron su confianza. La asistente de Mauricio Oppenheimer -gerente general de Punta Carretas Shopping-, Lorena Bello, aseguró que eso prueba cómo ha evolucionado su cargo desde que ingresó a la empresa hace 13 años. "Saben que, si me plantean el problema, es posible que yo los pueda ayudar", señaló. En tanto que la secretaria de Jorge Soler -gerente general de Aluminios del Uruguay-, Clara Stirling, apuntó que canaliza, además de los pedidos externos, los de los empleados que también recurren a ella.

Al estar tan pendientes de la agenda de su jefe, los temas personales también se suman. Molinari recuerda que a medida que le tomaron confianza le incorporaron otras responsabilidades como "cosas de la familia, viajes, personales, regalos", enumeró. Larghero tiene el plus de tener jefes del exterior y al principio tuvo que ayudarlos incluso en el ámbito familiar a la adaptación al país.

Valoradas en el mercado

Ese rol más abarcativo de las asistentes ejecutivas ha llevado a una valorización del cargo en el mercado. Del curso de Secretariado Ejecutivo del Instituto Universitario Crandon egresan entre 30 y 40 alumnas por año, un promedio que viene creciendo, entre otros factores, por ese mayor prestigio, indicó la subdirectora de esa institución, Susana Reyno.

Como contrapartida, existe una fuerte demanda de personal capacitado y el Crandon no recibe menos de 200 solicitudes anuales de empresas. Las leyes del mercado llevan a que la movilidad de estos cargos de una compañía a otra también crezca y los sueldos trepen.

Según la consultora Advice, el rango salarial de una asistente de gerencia general en una empresa grande se ubica entre los $ 22.500 y $ 38.000 líquidos mensuales, en tanto que para el caso de una asistente de gerencias funcionales los sueldos varían entre los $ 15.800 y los $ 28.800; aunque es posible encontrar montos menores. El gerente de la consultora, Federico Muttoni, explicó que éstos se definen según el porte de la empresa, las responsabilidades del cargo, así como el seniority del perfil de la secretaria.

Estas polifuncionales deben cumplir con requisitos técnicos y personales. Los primeros los suelen recibir en los institutos de formación. En el Crandon, por ejemplo, adquieren herramientas de digitación, archivo, caligrafía, por ejemplo, que se complementan con inglés y portugués y otras materias que les sirven para entender del negocio, como economía, marketing y comercio exterior. En otro grupo se ubican otras como comunicación organizacional y, como pieza fundamental, ética profesional.

Guardar secretos

Con los mencionados criterios como base, las empresas se acercan a solicitar una asistente con ciertas características más bien personales, como la proactividad y confiabilidad. Es que están a menudo escuchando información reservada de la empresa que no podrán develar; no de casualidad la palabra secretaria viene de secreto. Las protagonistas sumaron otras virtudes. Larghero aseguró que hay que tener cierta "cintura" para manejarse con varias personas a la vez y más para ella, para quien los tres directores de Pluna son sus jefes. Cree también que es fundamental "ser organizada y responsable para no saltearte ningún paso".

Para Molinari, es fundamental tener "buena disposición a todo, saber controlarte cuando tenés que trabajar bajo presión, que es la mayor parte del tiempo". Esa armonía es fundamental para personas que suelen trabajar unas nueve horas diarias como mínimo y estar a disposición todo el tiempo. Para Bello es fundamental estar atenta a todos los temas que a él se le escapan, para que pueda concentrarse y en ese sentido está muy atenta. "Si está hablando con alguien de un proyecto, yo ya en ese momento le estoy buscando los antecedentes porque ya sé que en diez minutos me lo va a pedir", aseguró.

Stirling agregó otros valores fundamentales: "Ser flexible, saber manejar los tiempos, atender urgencias, delegar". No menos importante es saber que "llevar y traer no es bueno". Lo mismo destacó Corbo y lo ubicó en el primer lugar y sumó "la empatía, poder interpretar a tu jefe (a veces con sólo mirarlo) seriedad y honestidad en la función, sentido común, intentar mantener la calma y el buen humor".

González concuerda con sus colegas al considerar que "un buen asistente usa sus recursos para optimizar el tiempo y disponibilidad de su jefe" y subrayó también que se debe ser "discreto con la información a la que accede" y "tratar de que cuando la información llega al superior, lo haga de la forma más simple y completa posible".

Con todos estos requisitos, no es de extrañar que a este tipo de cargo se acceda en gran medida por recomendación. Según el monitor laboral que realiza Advice, en el último semestre se publicaron en El Gallito unos 130 avisos de solicitud de asistentes ejecutivas, pero admiten que esto no refleja la demanda real en virtud de que "tienden a ser posiciones a las que se accede muchas veces por medio de referidos o de contactos personales".

En el Instituto Universitario Crandon planean lanzar un título de secretariado pero con otro nombre para varones, con énfasis en otras áreas. "Pensando en aquellos rubros en los que los hombres tienen mayor interés que las mujeres, como las finanzas", explicó la subdirectora, Susana Rey.

Es que si bien ese rol multifuncional de las secretarias bien lo podrían llevar adelante los hombres (de hecho en algunas empresas los hay), éstos no suelen acercarse a hacer estos cursos por prejuicio.

Subir con el jefe a su casa para ayudarlo a prender la cocina, quizá no estaba en el contrato de la asistente al ingresar, pero con cierto cariño que le va tomando, lo hace con gusto. Muchas recuerdan con humor algunas historias. Marianella Molinari, de Puerta del Sur, cuenta haber recibido de buena gana una llamada a las tres de la mañana, cuando su jefe no se percató que al otro lado del mundo la hora era otra. Andrea Corbo, de Santander, una vez recorrió la empresa buscando una corbata porque Jorge Jourdan tenía una cita formal y se le había manchado; al final pudo elegir entre seis. Rosana Larghero, de Pluna, tuvo que asistir desde su casa a Matías Campiani, varado en un aeropuerto de Miami; mientras que Lorena Bello, de Punta Carretas, cuenta entre risas que a menudo debe llamar al jefe porque se olvida que fue en auto y se va a pie. En tanto, Marisol González, de Buquebus, dentro del montón de llamadas para hablar con su jefe que recibe, recuerda a una persona que con tono "displicente", insistía hasta decir que el presidente de la empresa "Juan Pablo López Mera" era íntimo amigo suyo.