Actas de Asamblea y Directorio

EUGENIO XAVIER DE MELLO

Las sociedades anónimas están dotadas de ciertos órganos por medio de los cuales adoptan decisiones relativas tanto a aspectos internos como a sus relaciones externas en cuanto sujetos de derecho.

Como toda persona jurídica, entidad puramente normativa que carece por tanto de sustantividad material, carecen de una voluntad sicológica propia, debiendo recurrir para formar y expresar una voluntad que les pueda ser jurídicamente imputada o atribuida, a la de las personas físicas que integran sus órganos de representación. Esas personas físicas, al emitir su propia voluntad sicológica pero en nombre de la sociedad, hacen que los efectos de los actos que realizan recaigan no sobre su propio patrimonio sino sobre el de la sociedad por la que actúan.

En toda sociedad anónima existen órganos necesarios, esto es, órganos que no pueden faltar, como la asamblea y el órgano de administración, este último usualmente un directorio. Otros órganos son facultativos, esto es que pueden existir o no. Los órganos de fiscalización interna (sindicatura o comisión fiscal), son obligatorios en las sociedades anónimas abiertas pero optativos en las cerradas (1).

La ley y los estatutos establecen cómo deben ser convocados y su manera de funcionar.

Cada órgano tiene cierta competencia, es decir un ámbito de actuación determinado, constituido por el elenco de las materias o asuntos sobre las que puede y/o debe pronunciarse. La doctrina discute la naturaleza jurídica y la extensión del concepto de "competencia" aplicado a los órganos, noción que algunos utilizan como equivalente a cometidos, atribuciones, funciones, facultades, poderes o capacidad funcional.

LAS ACTAS. Las deliberaciones y resoluciones de los órganos sociales deben ser asentados en actas sucesivas, incorporadas a los libros sociales establecidos por la ley Nº 16.060 (arts. 336 y 337). La ley no se pronuncia sobre el valor probatorio de dichas actas. Se ha sostenido sin embargo que al decir la misma en su art. 103 inciso 1º que los libros que las contienen deben ser llevados con las formalidades de los libros de comercio (libros de inventarios, diario y copiador de cartas), se está atribuyendo a los primeros un valor similar al de los segundos. Ello sin desconocerse los aspectos particulares que presentan los libros de contabilidad, los que les proporcionan una significación y una importancia muy especial de la que carecen los libros de actas.

En general se admite que el acta no crea un derecho sino que solo lo documenta, y que las actas debidamente firmada cuentan a su favor con una presunción relativa de veracidad. No faltan quienes sostienen, por el contrario, que la regular y oportuna confección y suscripción de las mismas y su incorporación al libro respectivo constituyen solemnidades, en virtud de lo cual en ausencia del acta, no puede reconocerse validez a lo resuelto por los órganos sociales.

La ley contiene otras referencias a las actas. Así, respecto del directorio, dice en su art. 391 inciso 2º que cuando dicho órgano adopta una decisión de la que pueda derivar la responsabilidad de sus miembros ante la propia sociedad, los accionistas o los terceros, el director que no la votó y haya dejado constancia en actas de su oposición estará exento de esa responsabilidad.

Por otra parte, la ley reconoce el derecho de los accionistas de solicitar en cualquier momento al órgano de administración, copia de las actas de asamblea. Si éste se rehusara a proporcionarla, el accionista podrá pedir al Juez que le ordene su entrega (art. 321).

Las actas de las asambleas, se asientan en el Libro de Actas de Asambleas. Funcionando asambleas especiales, se llevará un Libro de Actas para cada clase de ellas (art. 337) (2). Cuando la sociedad tenga directorio, comité ejecutivo o comisión fiscal, deberá llevar un Libro de Actas de cada uno de esos órganos (art. 336 inc. 2).

Las Actas de Asamblea son firmadas por el presidente de la asamblea y por los accionistas designados al efecto por la misma. La elección de quienes deben suscribir el acta podrá ser resuelta aunque no figure en el orden del día (art. 358). Las Actas de Directorio deben ser firmadas por todos los directores que asistieron a la sesión respectiva (art. 103 inciso 2º).

En relación a las actas de asamblea, la ley establece que las mismas serán confeccionadas y firmadas dentro de los cinco días (art. 103 inciso 2º), se supone que a contar desde el momento en que queda cerrado el acto. Ahora bien, si la asamblea se inició en determinada fecha y continuó en otra fecha por haberse votado un cuarto intermedio, para el inicio del cómputo de los cinco días deberá atenderse al momento en que culmina cada una de las reuniones, dado que según el art. 359, se confeccionará acta de cada una de ellas.

La ley no señala en cambio el momento en que deben confeccionarse y firmarse las actas de directorio. Ante la ausencia de un plazo especial, se entiende que las mismas deben redactarse durante el transcurso de la reunión respectiva, y ser firmadas por los asistentes al finalizar la misma.

Sobre el contenido de las Actas, la ley expresa que en las de asamblea, constarán las deliberaciones, las resoluciones adoptadas y los fundamentos de voto aunque esto último solo a solicitud de los accionistas (art. 360), y en las de directorio o comisión fiscal, "se asentarán las respectivas deliberaciones y resoluciones" (art. 336 inciso 2).

PRÁCTICAS IRREGULARES. En la práctica, muchas veces los órganos ni se reúnen, ni deliberan ni resuelven, pero las actas igualmente se redactan, se firman y son asentadas en los libros respectivos.

Ello constituye una grave anomalía. La generalización de este hábito ha llevado a los operadores económicos y jurídicos a dar preeminencia al aspecto documental de las decisiones de los órganos por sobre el aspecto material regulado por la ley, consagrándose así el triunfo de la forma sobre la sustancia, o directamente de la ficción sobre la realidad.

Por otra parte, con frecuencia las actas se redactan en forma apresurada, por lo que resultan incompletas y aún erróneas. Vale la pena mencionar un caso no exento de gracia. En un acta de asamblea que figuraba en un libro social que se nos entregó para su estudio, se establecía aproximadamente lo siguiente: "se reúne la asamblea con la presencia de su único accionista y director Sr. Fulano de tal. Se designa como presidente de la asamblea al Sr. Fulano de tal (el accionista y director único) y se pasa a considerar el orden del día, que consiste en considerar la renuncia a su cargo en el directorio del Sr. Fulano de tal (el mismo). Luego de una breve deliberación, se resuelve por unanimidad aceptar dicha renuncia y agradecer al Sr. Fulano de tal (otra vez el mismo) los servicios prestados (sic). No siendo para más y siendo la hora tal, se levanta la sesión".

Esta acta, en la cual asistimos al desdoblamiento casi esquizofrénico de un mismo sujeto, que habla y "delibera" solo, vota decisiones ¡por unanimidad! y se agradece a sí mismo, constituye un caso extremo. Hemos tenido a la vista, como muchos otros profesionales, actas que sin llegar a tanto, presentan igualmente un contenido absurdo, incompatible no solo con la lógica y el sentido común sino también con el régimen legal vigente.

Respecto de la redacción de las actas, si bien la ley no impone el uso de términos sacramentales, es decir obligatorios y que no puedan sustituirse por otros, igualmente debe incluir ciertas constancias esenciales, muchas de las cuales suelen estar en la práctica ausentes o aparecen erróneamente formuladas.

PROBLEMAS QUE SURGEN. Dentro de los problemas que pueden presentarse, cabe mencionar los siguientes: actas que reflejan reuniones de la asamblea, del directorio o de la comisión fiscal que en realidad nunca se realizaron; celebración efectiva de reuniones de dichos órganos sin que las mismas hayan sido recogidas ni asentadas en Actas; redacción y firma de actas por personas no legitimadas a tales efectos; levantamiento de actas que no se asientan en los libros respectivos; actas levantadas luego de la oportunidad establecida en la ley y actas con un contenido falso, defectuoso o incompleto.

Estas situaciones, tan frecuentes en la realidad societaria, generan consecuencias del más diverso orden. Así, por ejemplo, las actas referidas a reuniones orgánicas que no se celebraron, carecen de todo valor. En efecto, el cumplimiento de la formalidad de redactar, firmar y asentar un acta en el libro respectivo no puede dar efecto jurídico a actos que no se realizaron ni a decisiones que nunca se adoptaron y que deberían ser por tanto calificadas como inexistentes. Respecto de la celebración de asambleas o de reuniones de directorio que no se recogieron en actas ni figuran por tanto incorporadas a los libros sociales, se discute en doctrina si las mismas son igualmente válidas, o si se debe considerar a las resoluciones adoptadas como inexistentes o nulas. En efecto, como dijimos antes, mientras algunos autores consideran al acta como parte esencial de la reunión del órgano, otros la califican como elemento externo a la misma, siendo entonces su valor más que nada probatorio, pudiendo su existencia ser suplida por otros medios de prueba.

Más allá de la posición que se adopte sobre éstas y otras cuestiones, no cabe duda de que se impone prestar la mayor atención al cumplimiento de las obligaciones o cargas legales relativas a las actas, si se quiere evitar consecuencias negativas sobre el funcionamiento de las sociedades anónimas y de sus órganos, sobre la validez y eficacia de las decisiones que los mismos adoptan, y que se generen las responsabilidades consiguientes.