Tácticas de cinco ejecutivos para ser más productivos en sus empresas en una era de distracción
Apagar todas las notificaciones y dedicar un momento para contestar mensajes y mails, planificar con tiempo y reuniones que comienzan con temas personales, son algunas técnicas de los empresarios

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Eliminar las tareas triviales para concentrarse en las importantes como lo hace Mark Zuckerberg (Facebook), que viste siempre las mismas remeras y jeans; utilizar la tecnología para ser más productivos como Satya Nadella (Microsoft), que se apoya en un software de colaboración para delegar; canalizar la comunicación por e-mail al estilo de Elon Musk (Tesla) o planificar las tareas al estilo del magnate inversor Warren Buffett.
En un mundo donde las herramientas de comunicación y las notificaciones del celular invaden todo el tiempo, y ahora se sumaron las videollamadas por la pandemia, lograr concentrarse es una misión más ardua que de costumbre.

Y si bien no hay una receta única para lograr un 100% de productividad en el trabajo, existen tips que allanan el camino.
Cinco empresarios con varios «frentes» abiertos tanto en Uruguay como en el exterior, revelan sus «recetas» para organizarse y evitar distracciones para cumplir con sus metas diarias.

En tanto, sus reuniones de equipo «virtuales» siempre son a cámara prendida «para no perder el contacto humano y mantener el foco en lo que está sucediendo» y no duran más de una hora. «Comienzo preguntando cómo están y cómo llegan a la reunión, si hay dudas o urgencias previas a entrar en la agenda del día. Eso soluciona o identifica con quién tendré conversaciones después», cerró.


Su táctica para evitar distracciones con el celular pasa por mantenerlo silenciado y sin notificaciones durante todo el día y agendar dos períodos de media hora cada uno para responder e-mails y WhatsApp. «Solo contesto mensajes enseguida a dos o tres personas y (dejo) dos horas a la semana para las redes», dijo. Sus reuniones, a las que dedica minutos previos para preparar «sin celular ni e-mail para concentrarme», se hacen con los teléfonos «boca abajo». Además, debido a la pandemia, en sus meeting comenzó a dedicarle algunos minutos previos para tratar temas personales, «algo que antes se daba en conversaciones de pasillo», indicó.

Para neutralizar el teléfono, al que califica como «distractor por excelencia», se ayuda apagando las notificaciones y utilizando WhatsApp Web «para no estar pendiente del celular».
De hecho, utiliza la tecnología para aplicar la técnica Pomodoro de gestión del tiempo mediante la app Focus Keeper. «Es para trabajar en intervalos de 24 minutos sin interrupciones, luego viene un descanso de cinco minutos. Al llegar a cuatro intervalos descanso media hora», explicó. También trata de evitar el e-mail para resolver problemas. «Si veo que requiere un ida y vuelta llamo por teléfono», indicó. Asimismo, prioriza las situaciones que no conlleven más de cinco minutos para «despejar la mente». Finalmente, para las reuniones utiliza el software de gestión de proyectos Azana, prioriza que sean presenciales, de no más de 90 minutos y sin celulares, que quedan aparte en una cajita destinada para eso.

Usar un calendario online para sus reuniones, para trabajar en determinados temas o hasta para «reunirme conmigo misma», es la receta a la que recurre para organizarse en el día a día que reparte entre equipos en Chicago y Uruguay. «De 7 a 13 con mi equipo en Uruguay, de 13 a 15 con el de Chicago y a partir de esa hora trabajo conmigo», detalló. Además, luego de cada reunión ya agenda otra de «follow up», algo que entiende «clave» cuando trabaja en un proyecto o tema que requiere de varias reuniones de avance en el medio. «Lo que pasa en grandes empresas es que tenemos muchas reuniones y es necesario agendarlas con tiempo con miembros de otros equipos sino, no se puede avanzar», dijo.
Llevar adelante empresas globales, innovadoras, con miles de personas y que requieren inversiones multimillonarias no es una tarea fácil. Quiénes están al frente, han gestado diferentes estrategias personales para elevar al máximo su productividad.
Warren Buffet. El inversor aplica la estrategia de armar una lista de 25 objetivos y focalizarse en los «cinco mejores».
Elon Musk, CEO de Tesla elige el e-mail para evitar llamadas por teléfono y reuniones y así liberar tiempo para otras tareas. Por su parte, Mark Zuckerberg, CEO de Facebook viste solo remeras grises y jeans para reservar sus energía para el trabajo mientras que Satya Nadella, CEO de Microsoft utiliza aplicaciones y tecnologías de colaboración para delegar y eliminar multitareas.
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