Normas formales de documentación

1. INTRODUCCIÓN

Los sujetos pasivos de impuestos tienen la obligación de documentar sus operaciones; asimismo, es obligación del adquirente del bien o del servicio exigir la documentación correspondiente.

Dada la amplia gama de normas que regulan la materia y considerando que en los últimos tiempos la Administración Fiscal ha hecho especial énfasis en las normas formales, nos pareció oportuno repasar los principales puntos que deberían tener en cuenta los contribuyentes al emitir y recibir documentación de respaldo de sus operaciones.

2. Obligación DE EMITIR DOCUMENTACIÓN

De acuerdo con lo establecido en el art. 40 del Dec. 597/988 la obligación de documentar es para todos los sujetos pasivos de impuestos.

Sin embargo, la Res. 688/992, numeral 27, exceptúa a quienes realicen operaciones con consumidores finales a emitir un comprobante por cada venta siempre y cuando el monto no supere el límite fijado anualmente por la DGI (actualmente $ 50). En este caso, se autoriza a emitir comprobantes globales, cuyas vías serán conservadas en su totalidad por el emisor. Cabe mencionar que esta norma no es aplicable para el caso de contribuyentes que utilicen máquinas registradoras.

Con respecto a los sujetos pasivos que se encuentran exonerados, la Consulta 3.345 de DGI aclara que "el hecho de efectuar operaciones exoneradas de IVA no exime de esta obligación (la de emitir documentación en las condiciones exigidas por la normativa)".

Para aquellos sujetos pasivos que no puedan ajustarse a la normativa general en cuanto a documentación se refiere, la DGI podrá autorizar la utilización de regímenes especiales.

3. Formalidades y especificaciones de la documentación

El numeral 11 de la Res. 688/992 establece cuáles son los datos preimpresos que deben contener las facturas, boletas, notas de débito, notas de crédito, comprobantes equivalente y remitos. Por otra parte, la misma norma en el numeral 13 regula los requisitos relativos a la documentación emitida por equipos de computación.

En consecuencia, abordaremos en primera instancia lo establecido para la documentación en general y luego haremos referencia expresamente a la documentación emitida por computador.

3.1. Requisitos según el régimen general

V Ángulo superior izquierdo

En el ángulo superior izquierdo, y en el mismo orden en que se establecen a continuación, debe constar: nombre o razón social; nombre comercial cuando exista; domicilio fiscal. En caso que el contribuyente desarrolle sus actividades en más de un domicilio fiscal, se deberá poseer documentación preimpresa con cada uno de ellos.

V Ángulo superior derecho

En este espacio, se deberá detallar: número de inscripción en el R.U.C.; tipo de comprobante; prenumeración correlativa del comprobante (la cual debe ser alfanumérica); para la documentación de enajenaciones, la mención de "RUC Comprador" o "Consumo Final".

V Ángulo inferior izquierdo

Deberá contener: constancia de estar al día con el pago de IVA, si corresponde; pie de imprenta, conteniendo nombre o razón social y número de RUC de la imprenta, número de constancia para impresión de la documentación, fecha de impresión, tiraje, número de vías impresas, y la frase "imprenta autorizada" (Num. 18 Res. 688/992).

V Ángulo inferior derecho

Indicación si es "Original" o "Copia"; el destino de cada vía.

Sector inferior al centro

Leyenda "fecha de vencimiento" seguida de la correspondiente fecha.

Sin ubicación predeterminada

Por último, y sin disponerse un lugar específico, se encuentran: fecha de emisión; nombre y domicilio del adquirente; detalle de mercaderías o servicios, indicando la cantidad física; precio unitario y final; impuesto discriminado, en caso que corresponda.

La misma resolución establece el tamaño de las fuentes y de los recuadros en forma específica para cada concepto.

Con respecto al número de vías -el cual debe ser fijo-, la documentación deberá ser emitida en por lo menos dos: el original para el cliente y la copia para el emisor, salvo excepciones.

Una de estas excepciones está constituida por lo dispuesto en el Decreto 219/998 del 12/08/998, por el cual se establece la obligatoriedad de una tercer vía de control de las facturas o boletas que documentan operaciones relacionadas con servicios de publicidad, propaganda y organización de eventos promocionales cuyo monto supere los $ 50.000, en cuyo caso es obligatoria la tercer vía cuyo destino es la DGI.

3.2. Requisitos documentación emitida por equipos de computación

El numeral 13 establece textualmente:

"13.- Equipos de computación - Formalidades. La documentación emitida por equipos de computación deberá cumplir las formalidades de ubicación y tamaño de impresión de caracteres mencionadas en el numeral 11, inclusive en la impresión realizada por el propio sistema de tipo de documento, identificación y destino de cada vía.

El número de documento que proporciona el sistema deberá ubicarse en el ángulo superior derecho a continuación del tipo de comprobante. El número preimpreso de los formularios deberá ubicarse en el ángulo inferior derecho". (subrayado nuestro)

Por lo tanto, se deberá cumplir con todos los requisitos formales mencionados en el punto 3.1., con ciertos cambios:

Ángulo superior izquierdo

Se mantienen los requisitos descriptos en 3.1.

Ángulo superior derecho

Se sustituye la prenumeración correlativa del comprobante por la numeración dada por el computador. Los demás datos descriptos en 3.1. se mantienen.

Ángulo inferior izquierdo

Se mantienen los requisitos descriptos en 3.1.

Ángulo inferior derecho

Se agrega la prenumeración correlativa del comprobante. La indicación de si es "Original" o "Copia, puede ser impreso por computador. El destino de cada vía puede estar dado por computador.

Sector inferior al centro

Se mantienen los requisitos descriptos en 3.1.

Sin ubicación predeterminada

• Se mantienen los requisitos descriptos en 3.1.

Como puede apreciarse, los comprobantes emitidos por computador tendrán 2 números, uno dado por el sistema que se ubica en el ángulo superior derecho y otro preimpreso que debe ubicarse en el ángulo inferior derecho. En consecuencia, la misma Resolución 688/92 dispone que cuando se utilicen sistemas computarizados deberá llevarse una tabla de control.

4. Tabla de control

El numeral 23 de la Resolución 688/92 establece:

"Numeral 23.- Requisitos - Obligaciones:

…………………………………

Los sujetos pasivos deberán llevar una tabla de control que correlacione la cantidad y numeración de formularios insumidos con la cantidad y numeración de documentos emitidos en cada uno de sus tipos incluyendo los comprobantes inutilizados por cualquier motivo. En las condiciones mencionadas en el inciso anterior, cada tipo de documento deberá emitirse en un número fijo de vías; de ser necesario cambiar el número de vías, a efectos de la confección de la tabla, se definirá un nuevo documento. La tabla de control deberá estar permanentemente actualizada a disposición de la Dirección General Impositiva.

La tabla de control procura verificar la cantidad y numeración de los formularios insumidos con los emitidos, incluyendo los comprobantes inutilizados por cualquier motivo. La empresa emisora es responsable del control de esta numeración, así como de la actualización de la misma.

5. Numeración

Finalmente, en relación con la numeración, cabe señalar la Consulta 4654 de 31/01/07 que clarifica el tema de la cantidad de dígitos que deben utilizarse. En este tema persistía la duda de si necesariamente la numeración debía contar con 6 dígitos, aunque se tratase de ceros.

La citada Consulta hace referencia al artículo 41 del Decreto 597/988 de 21/09/88 y al numeral 17 de la Resolución 688/92.

El artículo 41 establece que los documentos "deberán contener preimpreso el nombre comercial, nombre o razón social, domicilio fiscal y número de inscripción en el Registro Único de Contribuyentes o equivalente, tipo de comprobante y destino de cada vía".

Por su parte, el numeral 17 de la Resolución, establece que "la numeración preimpresa deberá ser única y consecutiva para toda la documentación comprendida en el numeral 11 inclusive la correspondiente a operaciones de sucursales". Y agrega, "queda prohibida la repetición de una misma serie y número, aún cuando se trate de diferente tipo de documento". Por último dispone que "la numeración de la documentación que se imprima a partir de la vigencia del decreto Nº 388/92 del 17 de agosto de 1992 y de la presente resolución, deberá comenzar en número 1 serie A y ser correlativa y progresiva hasta agotar seis dígitos, reiniciando nuevamente desde el número 1 con la serie siguiente, alfabética y de hasta dos posiciones".

Basándose en las normas anteriores, la Autoridad Fiscal concluyó que siempre que la documentación cuente con una numeración única y alfanumérica, que la serie comience con la letra A y la numeración máxima para cada serie sea de 6 dígitos, no constituye una obligación la utilización de los ceros a la izquierda.