La carta correcta

María Antonieta Dubourg

Se cree que la carta, como género de texto, no existe más. Por supuesto, esta no es la realidad. Las empresas, las instituciones, los enamorados. siguen enviando cartas. Algunas por el método establecido desde hace tiempo: el correo. Otras, por el más moderno: el correo electrónico. Tanto se utilice un camino u otro para mandarlas, el texto en sí sigue teniendo las mismas pautas.

Escribir una carta exige determinados conocimientos lingüísticos.

Como las más frecuentes son las que atañen al mundo de las empresas intentaremos dar algunas indicaciones, muy generales, que convendría que tuviesen en cuenta quienes las redactan.

La carta:

1) Es una forma de dialogar con una persona que no está presente.

"Se dice" algo que "se escribe". Hay que tener en cuenta a quién está dirigida y qué se pretende obtener de él.

Por supuesto que se seleccionará un lenguaje diferente al de la conversación. Habrá, también, que elegir persona verbal y la forma de tratamiento: tú, vos, usted. Siempre es más correcto y menos comprometedor utilizar el tratamiento de distancia "usted", salvo que tengamos una estrecha relación con el destinatario.

Una vez hecha la selección, se mantendrá en todo el escrito.

2) Actúa como forma presentación.

La manera en que una empresa se dirija por escrito a sus clientes dejará sentado qué nivel cultural tienen las personas que la integran.

Por eso, el colaborador que estructura una carta desempeña un importante papel. Los superiores deben tener absoluta seguridad de que lo que le indican que se diga por escrito, se dice y se dice bien.

Y si ellos mismos son quienes redactan el texto, tendrán que saber cómo proceder al respecto y ser sus más severos correctores.

Quien estampa su firma al pie de una carta es su responsable, no importa quién, en realidad, la haya escrito.

3) Contribuye a la buena marcha de los negocios.

La correspondencia clara, concreta, concisa permite la comprensión segura del lector. Por lo tanto, a través de ella se pueden solucionar problemas, diferencias, se pueden emprender proyectos, se puede exigir el pago de una deuda.

4) Constituye el medio de comunicación escrito más importante y con mejores resultados.

La comunicación se establece en forma directa.

Sin embargo, como es escrita, existen los tiempos para la corrección. Eso permite que el redactor piense una y otra vez qué va a decir y cómo lo dirá. La selección de palabras que haga, la estructura que dé a sus oraciones suavizarán o endurecerán el tono.

Por otra parte, permanece en los archivos de las organismos, lo que permite recurrir a ella cuando es preciso.

5) Tiene personalidad.

Las empresas, las instituciones deben lograr que sus cartas tengan un estilo, algo que las caracterice.

Así como pueden distinguirse por la calidad de sus productos, de sus servicios, pueden sobresalir por la "perfección" de sus cartas.

Lo ideal es que a través del mensaje, se pueda individualizar al redactor. Que todas las cartas que se escriban en determinado estudio, organismo, ministerio tengan su estilo particular. Y que este sea sencillo, claro, conciso, prolijo.

Un comentario como "¡Qué bien escrito está! ¡Qué presentación! Es evidente que es una carta de..." llena de orgullo a la institución y de confianza a sus clientes.

Lamentablemente, muy pocas son las empresas que podrán enorgullecerse de la "personalidad" de sus cartas. Como tantas de las cosas que al lenguaje atañen, no se presta la debida atención a su redacción.

Día a día recibimos cartas. Tal vez, no tengamos la clara conciencia de que eso sucede. Pero, hasta en el buzón de las viviendas particulares aparece correspondencia. En la mayoría de los casos, hay que leer una y otra vez el confuso mensaje que llega a nuestras manos.

Aparecen, también, en los escritorios de las empresas de todo el país.

Y, salvo contadas excepciones, nadie parece darse cuenta de cuánto se trasmite a través de una carta, qué situaciones se plantean. Nadie parece darse cuenta de que, como todo texto escrito, hay que aprender a hacerlo para que cumpla su cometido.