Por la contadora Jimena Soldo, integrante del equipo de Tax Outsourcing de EY Uruguay

Desde el pasado 6 de marzo de 2023, se encuentra habilitado el registro del Libro Diario y de Inventario ante la Dirección General de Registros (DGR), previstos en el Código de Comercio, en formato digital.

Actualidad:

En un mundo laboral y profesional que ha permitido a muchas empresas prescindir de las grandes estructuras, donde los espacios de "coworking", el trabajo remoto y el uso de herramientas tecnológicas son cada vez más utilizadas, la digitalización del archivo y la conservación de la información en formatos digitales se convierte en un gran aliado de este nuevo entorno de trabajo.

La teneduría del Libro Diario y de Inventario en formato digital atiende a esta nueva realidad, buscando disminuir el uso de medios impresos y contribuyendo a un desarrollo sostenible de las empresas.

Es esperable que este nuevo sistema de registro de los Libros de Comercio beneficie a muchas de ellas, disminuyendo el volumen de documentación en formato físico, reduciendo costos de impresión y archivo, así como también agilizando los procesos.

Antecedentes:

El Código de Comercio, establece en sus Artículos N°54 y siguientes, que todo comerciante (sin importar su forma jurídica) se encuentra obligado a llevar Libros de Comercio: Libro Diario, Libro de Inventario y Libro Copiador de Cartas (se permite la sustitución de este último libro por la conservación y archivo de la correspondencia de la empresa).

Respecto al plazo para el registro de los Libros, el Decreto N°540/991 establece que deberá realizarse por lo menos una vez al año, en el menor de los siguientes plazos:

· dentro de los treinta días siguientes a la aprobación de los estados contables por parte de los socios o accionistas (de conformidad con lo dispuesto por el Artículo N°97 de la Ley Nº16.060), ó

· dentro de los doscientos diez días siguientes al cierre del ejercicio económico.

Cabe recordar que hasta la incorporación de esta nueva herramienta, los formatos habilitados para la actualización de Libros de Comercio eran principalmente físicos (no digitales): libros en papel copiativo, hojas móviles pre o post numeradas correlativamente encuadernadas o en microfichas (fichas microfilmadas).

En diciembre de 2019, el poder Ejecutivo autorizó mediante el Decreto N°384/019, el empleo de documentos electrónicos o digitales debidamente intervenidos por una firma electrónica avanzada (en cumplimiento con las disposiciones de la Ley N°18.600), como medio de reemplazo de los Libros Diario e Inventario tradicionales, previstos en el Artículo N°55 del Código de Comercio.

Sin embargo, el registro de los Libros de Comercio en documentos electrónicos aún no había sido puesto en marcha debido a la falta de los medios tecnológicos necesarios por parte de la

DGR a tales fines, y no fue hasta el pasado 6 de marzo que dicho organismo pudo finalmente implementar los mencionados medios tecnológicos necesarios para que dicho registro quedara operativo.

¿A partir de qué ejercicio se pueden registrar los Libros Diario y de Inventario electrónicamente?

De acuerdo con la información brindada por la DGR, si bien el formato de registro digital quedó habilitado desde el 6 de marzo de 2023, se pueden registrar en formato digital los Libros de ejercicios cerrados anteriores a la vigencia del Decreto 384/019.

Procedimiento de registro de los libros en formato electrónico:

Para realizar este registro de Libros en formato electrónico, las empresas deberán generarse un usuario de E-Libros desde la página web de la DGR.

Una vez creado este usuario, los Libros Diario y de Inventario se podrán ingresar mediante formato PDF con firma digital avanzada del representante de la empresa.

Importante consideración para empresas con moneda funcional diferente al peso uruguayo:

El Decreto N°166/022 emitido en mayo de 2022, entre otras consideraciones establece que aquellas entidades que posean una moneda funcional diferente a la moneda nacional (peso uruguayo), tendrán la obligación de registrar y mantener los Libros Diario e Inventario previstos por el artículo N°55 del Código de Comercio en ambas monedas.

Según el mencionado Decreto, esta obligación tendrá vigencia para los ejercicios económicos iniciados a partir de la fecha en que la DGR establezca los medios tecnológicos que permitan registrar los libros de forma electrónica, es decir, desde el pasado 6 de marzo.

Concluyendo lo antedicho, para los ejercicios iniciados a partir de esa fecha, y para las entidades que tengan su moneda funcional diferente al peso uruguayo, regirá la obligación de registrar sus Libros de Comercio (Diario e Inventario) en ambas monedas (moneda funcional y pesos uruguayos), pudiendo ser presentados en un único cuerpo o en cuerpos separados.