Soluciones documentales integrales

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En 2010 la empresa chilena Meb se instaló en Uruguay con el fin de brindar un servicio integral que permita la preservación de documentos. La firma formada en un 50% con capitales trasandinos y otro tanto uruguayos, entre los que se destaca la participación del Cr. Álvaro Lecueder, ofrece soluciones documentales integrales a través del escaneo y respaldo digital de documentos de valor legal, financiero u operativo, para evitar extravíos y facilitar su almacenamiento. La digitalización es realizada por un robot que puede procesar hasta 3.000 hojas por hora, dependiendo del tipo y antigüedad del papel.

"Lo que proponemos es todo lo contrario de lo que se venía haciendo: no dañar los libros, no desmantelarlos, no desencuadernarlos, no guillotinarlos", explicó Irene Carbonell, gerente comercial de Meb Uruguay. Las empresas que se han dedicado a esta actividad, sobre todo las que también trabajaron con instituciones del Estado, "han tenido resultados de mala calidad". Los escáneres comunes que se han empleado ocasionaron daños en los libros e incluso se guillotinaron ejemplares del Diario Oficial que nunca pudieron volverse a encuadernar.

VENTAJAS. Los beneficios de los servicios de Meb se manifiestan en la mejor conservación y practicidad del almacenamiento. "El objetivo no es solo digitalizar, sino que esa información sea fácil de utilizar para cualquier usuario", afirmó el ingeniero de campo Gustavo González. "Se trata de distribuir la información en el soporte digital", agregó.

"La necesidad existe porque el mundo va por ahí. Ahora no se pueden tener los archivos o documentos en papel, ir a buscarlos a las hojas de tal libro, en el lugar tal", argumentó Álvaro Lecueder, director de Meb Uruguay. Por eso están trabajando con instituciones públicas que se alinean al llamado "gobierno electrónico". Este es el caso del Tribunal de lo Contencioso Administrativo (TCA), institución que es "muy innovadora y en menos de un mes aprobó el proyecto de digitalización".

El escaneo es realizado por un robot, el Kabis II valuado en US$ 250.000 diseñado por la compañía estadounidense Kirtas, de la que Meb es representante exclusivo en Latinoamérica. Cuenta con una cámara fotográfica de alta definición, un servidor con cinco discos duros y dos PC que comandan el trabajo mecánico. Una vez capturada la imagen, el software, también de procedencia americana, se encarga de preprocesarla y enviarla a un registro que pasa al servidor. Esa imagen va luego a un procesamiento final y, cuando este proceso queda terminado, se genera un documento de salida que es transformado al formato PDF. Salvo la fase de captura de la imagen, el resto del proceso lo realiza el software de modo autónomo.

CLIENTELA. La clave se encuentra en que los proyectos desarrollados por Meb se adecuen a las necesidades del cliente. Inicialmente el servicio consta del escaneo, la mano de obra y la gestión de los archivos digitales creados. Tras un relevamiento inicial en el que se presupuesta el proyecto en base al volumen a digitalizar y los requerimientos técnicos y logísticos, la propuesta comercial suele implicar la instalación del escáner en el lugar donde se encuentren los documentos con el propósito de no dañar los materiales en papel.

El TCA, por ejemplo, solo contrató la digitalización y entrega en PDF de los archivos digitales puesto que "ya tienen su sistema de gestión", es decir que el material "lo integran a su actual base de datos". La empresa tiene, además, varios proyectos a definir con la Universidad de Montevideo, el Diario Oficial, la Asociación de Escribanos, la Biblioteca Nacional y el Palacio Legislativo.

En la biblioteca del Palacio de las Leyes ya se relevó la parte más deteriorada y antigua de la colección de diarios y se elaboró un plan piloto que incluye la capacitación de su personal para la utilización del escáner. La idea es que si compran la máquina, "trabajaríamos con la parte más antigua y especializaríamos a su personal para que, luego, ellos digitalizaran el resto de la biblioteca", explicó Carbonell. Si bien esta modalidad no es habitual, la decisión se debe a que el trabajo en ese lugar llevaría más de cuatro años e incluso podría requerir de un modelo de robot diferente, todavía no disponible en Uruguay, que facilite el escaneo del material con las dimensiones de los diarios. "A grandes rasgos, ese proyecto cuesta US$ 4 millones", confirmó Lecueder.

MATERIALES. "En todas las instituciones, salvo el TCA, el proceso ha sido lento porque el uruguayo es muy cauteloso al tomar las decisiones", sentenció Carbonell. "En las bibliotecas siempre estamos hablando de la parte de periódicos u obras de dominio público porque existe el inconveniente de los derechos de autor", añadió. La solución podría ser digitalizar ese material y que solo circulara en el ámbito de las bibliotecas; pero ese ya es un tema que va más allá de Meb y que "pasa a la esfera de los propios clientes". Igualmente, en la información pública también hay detalles a tener en cuenta como, por ejemplo, la seguridad informática. "Hay que asegurar que la información pública que está volcada al sistema digital sea fidedigna y que esté certificada la fecha y la hora en que se publicó", explicó González.

Carbonell destacó que no hay ninguna publicación o documentación que sea imposible de digitalizar. "Dependiendo del material podemos tener mejores o peores resultados, mayor o menor dificultad", completó. "Tenemos mejores resultados con algunos materiales, pero la buena técnica del operador determina el resultado de todo el trabajo", agregó el ingeniero González. "El operador es imprescindible; siempre deberá estar atento a configurar al equipo de acuerdo a la variable que tenga", concluyó.

t La propuesta de la empresa Meb de digitalizar documentos y transmitir la información no va en detrimento de los libros en el formato tradicional en que los conocemos. "No hacemos esto para suplantar el libro por el formato digital, sino para contar con ambos. Es también para facilitar el trabajo de archivo y conservar los documentos", aclaró Irene Carbonell. "El papel es el papel. Tanto sentir su olor como tener un libro en las manos, son cosas que no se cambian por nada", insistió.

Según Gustavo González "el papel, en lo que se refiere a libros, va a ser muy difícil que pueda morir. Existirán probablemente libros que nunca lleguen al papel, porque también se va a generar una cultura del área digital que permitirá que llegue información por otros medios alternativos al papel", aventuró.