Secretos de la perfecta secretaria

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Ana Pais y Déborah Friedmann

Las secretarias saben de ingratitudes: es una profesión que alienta prejuicios. Ellas son foco de atención cuando algo sale mal y blanco de los enojos de quienes buscan al jefe. ¿Una ventaja? Con buena formación se consigue trabajo rápido.

En el Instituto de Capacitación Empresarial del colegio José Pedro Varela las alumnas ya lucen como secretarias. Nada de jeans ni jogging. A clase van elegantemente vestidas, impecablemente maquilladas y con la sonrisa institucional bien aprendida.

La ropa formal es uno de los requisitos para quienes estudian allí. Incluso les enseñan qué ropa ponerse para cada ocasión. Es que las secretarias son la imagen de la empresa en persona, vía telefónica y desde hace años, por Internet.

"Les pedimos que vengan de pantalón y chaqueta y, cada tanto, les solicitamos que vengan perfectas", explica María Luisa Maciá, profesora de Técnicas Secretariales.

Ella es egresada del Varela, pero de las que terminaron sus cursos en los años 70. Desde ese momento hasta ahora, el rol de la secretaria cambió de manera radical.

En aquellos años, recuerda, la práctica de oficina consistía en una docente que hacía las veces de jefa, mientras las alumnas se limitaban a seguir y obedecer sus instrucciones.

"Ahora tuvimos que cambiar todo. Si bien seguimos instrucciones en algunos temas, trabajamos codo a codo con nuestros jefes", afirma.

La secretarias no dejaron de atender el teléfono, servir café, filtrar visitas y mensajes o escuchar con paciencia los dictados de sus superiores. Pero las tecnologías y los cambios sociales hicieron que ahora sean más asistentes que secretarias. Tanto que, por ejemplo la UTU, forma ahora "asistentes de dirección".

Estas profesionales llevan hoy tres agendas: la suya más la profesional y la personal de su jefe. Sus tareas van desde organizar un viaje, hasta pedir hora en el dentista para los hijos del director y conseguir servilletas que hagan juego con las velas que su mujer compró para una cena familiar, cuenta Maciá.

En el Instituto Metodista Universitario Crandon también consideran que el rol de la secretaria es diferente. La coordinadora, Susana Reyno, dice: "El desarrollo tecnológico no la ha desplazado sino que le ha simplificado las tareas rutinarias permitiéndole asumir más responsabilidades y de forma más independiente. Antes ejecutaba las órdenes que recibía de su ejecutivo. Hoy se hace cargo de una gran cantidad de temas de los que después reporta".

FORMACIÓN. ¿Qué es necesario para ser una buena secretaria? Los cursos incluyen informática, comercio exterior, redacción, matemática, contabilidad, Derecho Comercial y Laboral, digitación, marketing, administración, idiomas -español, inglés, portugués- dactilografía, taquigrafía, atención al cliente, entre otras asignaturas.

Además de los conocimientos que adquieren en las academias, las secretarias deben contar con una cualidad: ser reservadas. "La palabra secretaria viene de secreto. Nuestro puesto es de una confianza absoluta. Tenemos que saber guardar secretos, los buenos y los malos, desde un aumento de sueldo al personal hasta un despido", dice Maciá.

Pero, la confidencialidad tiene sus límites. Para Reyno "vos no mentís por tu jefe, sos leal a tu empresa".

-Y si el jefe de la secretaria tiene un romance, ¿se lo debe decir a su mujer?

-Este tema se conversa mucho en clase, pero queda librado a la ética de cada una, teniendo en cuenta que la discreción es un valor en todos los sentidos. Uno debe manejarse de la misma forma que cuando se tiene un conocido que es infiel. Aquí no pasa por la lealtad al jefe -opina Reyno.

Para ella existen dos tipos de prejuicios respecto a la profesión. Por un lado, en la etapa de estudio, se subestima el curso a pesar de que tiene una carga de cinco horas diarias. Lo mismo opinan varias alumnas del Varela. Cuentan que entre sus amigos las miran raro cuando dicen que estudian Secretariado. Pero después, cuando conocen las materias, les parece interesante.

El otro prejuicio está relacionado con la profesión en sí. "Se piensa que todas las secretarias son amantes del jefe. El origen es que secretaria y jefe conforman un equipo, trabajan juntos muchas horas, son cómplices en un sentido anecdótico. En esa relación estrecha pueden surgir otros vínculos", afirma Reyno.

A pesar de los prejuicios unos 300 jóvenes estudian secretariado en Uruguay. En el Crandon son sólo mujeres, mientras que en el Varela incorporaron este año a los primeros dos alumnos. Por el contrario, en UTU los varones son frecuentes por la coincidencia de materias con administración.

¿Por qué están allí? En el Varela Valentina Ramos, Triana Reboledo, María Fernanda Soba Valentina González y María Alejandra Garín, responden lo mismo: buscan una carrera de rápida inserción laboral. Y las estadísticas están a su favor. Más del 90% de quienes terminan los cursos obtienen trabajo. No es una cifra despreciable.

Este año Mattel lanzó al mercado la Barbie Fashion Model Collection, entre las cuales se encuentran azafatas, estrellas de Hollywood, mucamas, bailarinas de charleston y por supuesto, secretarias. Diseñada por el estadounidense Robert Best, la muñeca asistente es clásica y elegante: tiene el pelo rubio atado en un moño, un saquito y remera amarillas, una pollera gris con botas negras, accesorios dorados y maquillaje al tono. Entre sus accesorios se encuentran los infaltables lentes, agenda, lápiz y libreta. Pertenece a la colección dorada de Barbie y su porte indica eficiencia y dulzura a la vez.

Hay tres cosas fundamentales en una secretaria: la honestidad, la confidencialidad y el compañerismo. La imagen en sí no me importa mucho, sino más bien la profesionalidad con la que actúan", dijo Mario Garbarino, director de comisión administradora del Punta Carretas Shopping. "Son imprescindibles porque organizan la agenda, seleccionan las tareas importantes y eliminan las otras. Tienen un rol muy importante dentro de la organización".

Tengo una secretaria, Mariana, que cumple un rol bien importante", dijo Verónica Rattin, directora ejecutiva de Fundación Teletón. Para Rattin es fundamental que una secretaria sea responsable, ordenada, que sepa administrar sus tiempos, sea reservada y en el caso de Teletón que tenga "compromiso" con la Fundación. "Ella maneja mi agenda, me ayuda en la ejecución de determinadas tareas. A ella no le tenés que recordar nada", comentó.

$ 8.000 es el salario líquido promedio que obtiene una secretaria recién egresada, según María Luisa Maciá del José Pedro Varela.

90% es la inserción laboral de las estudiantes de secretariado. Es uno de los motivos por los que eligen la carrera.

INSTITUTO DE CAPACITACIÓN EMPRESARIAL DEL COLEGIO JOSÉ PEDRO VARELA Comenzó a dictar secretariado en 1943 y tiene un promedio de entre 80 y 100 egresadas por año. El curso es de dos años e incluye contabilidad, matemática, técnicas, inglés y portugués. Apuntan a que sus alumnos fortalezcan capacidades como autocontrol, confianza, comunicación, discreción e iniciativa. Cada uno de los años incluye una pasantía en una empresa. La matrícula es de $ 1.500 y se pagan 10 cuotas de $ 4.200.

INSTITUTO METODISTA UNIVERSITARIO CRANDON Fue fundado en 1949 como una salida laboral de vanguardia para las mujeres y desde entonces, jamás cursó un hombre. Se reciben 35 mujeres por generación, pero las empresas hacen más de 200 pedidos al año que el propio instituto selecciona. Los certificados son: secretariado, con conocimientos de inglés y bilingüe. Incluyen pasantías y proyectos de inserción laboral. El curso cuesta $ 4.770 por mes y no se cobra matrícula. Hay horarios matutinos y nocturnos.

UTU El curso de Asistente de dirección en UTU dura 2 años y comparte casi todas las asignaturas con Administración. La diferencia está básicamente en el nivel de personalización de la tarea. Es por eso que entre los 150 alumnos que egresan cada año se pueden encontrar tanto varones como mujeres. La materia más concreta de secretario es Taller de Oficina, cuyo plan incluye desde comprender el organigrama de una empresa, aprender a utilizar el servicio de correo y a archivar, hasta cuestiones de ética profesional.