TALENTOS

Transcurrieron casi dos meses desde que llegó el nuevo coronavirus a nuestro país, lo cual ocasionó importantes cambios en el mundo laboral. La mayor parte de las organizaciones enfrenta un escenario adverso que impacta de manera directa en la cantidad de puestos ocupados, su nivel de productividad, así como en la forma en la cual desarrollan su trabajo.

Mediante el decreto 94/020 del 16 de marzo el gobierno exhortó "a todos los empleadores a instrumentar y promover, en todos los casos que sea posible, que los trabajadores realicen sus tareas en sus domicilios", modalidad conocida como teletrabajo.

Sin embargo, lo intempestuoso de este cambio impuso desafíos adicionales tanto para las empresas como para los colaboradores que comenzarían a realizar su labor de esta forma. El anhelo de muchos de desarrollar sus actividades desde el hogar confirmó que no siempre se trata de la situación ideal y que para lograr altos niveles de desempeño es necesario controlar varios factores que a veces son fáciles de gestionar.

Contract Workplaces —empresa especializada en diseño y construcción de espacios de trabajo— realizó una encuesta a nivel regional en el contexto de la pandemia del COVID-19. Del estudio se desprende que solo un 7% de los empleados optaría por continuar con su labor en forma permanente desde su casa una vez que terminen las medidas de aislamiento social. En Uruguay la cifra desciende al 4%.

Víctor Feingold, presidente de Contract Workplaces señaló: “El hecho de poder trabajar productivamente desde el hogar depende básicamente de tres factores”. Uno de ellos es “la calidad ambiental, es decir, contar con un espacio específico donde haya el mobiliario, la luz, la temperatura y las condiciones de seguridad adecuados”. La segunda es “la tecnología, traducida en la calidad de los equipos y la conectividad”. En tercer lugar está el “comportamiento de las personas, que dependerá del temperamento de cada uno y de su capacidad para programar las tareas y las rutinas diarias”.

En relación a la tecnología, las tendencias de Uruguay superan el promedio de la región. Un 50% de los teletrabajadores uruguayos está conforme con su conexión a internet, mientras que en Latinoamérica el promedio es de 45%. En la misma línea, el 55% de las personas de nuestro país está satisfecho con el acceso remoto a los archivos de trabajo, cifra que desciende al 42% en el promedio regional.

De todas formas, aunque un 14% de los uruguayos preferiría volver a realizar sus tareas solo desde la oficina, a un 77% de los encuestados le gustaría tener flexibilidad para optar por el lugar que le resulte más apropiado en cada ocasión (casa, oficina, coworking, otros).

Resulta complejo analizar los resultados obtenidos sin tener en cuenta cómo influye el contexto de la pandemia y el aislamiento social. El 67% opina que su casa está efectivamente preparada para el trabajo que debe realizar de manera diaria, aunque el equipamiento —sillas, mesa o escritorio, impresora y escáner— fueron de los elementos peor puntuados.

Un punto crítico son los aspectos relativos a equilibrio trabajo/descanso, concentración, productividad e interacción con los compañeros. La investigación pone de manifiesto que la modalidad remota no es tan efectiva para la gestión del tiempo y las tareas, y que puede generar algunos ruidos en la labor individual y la colaborativa. Por otra parte, un 22% de quienes respondieron, explica que la modalidad remota no le permite equilibrar el balance entre trabajo y descanso de modo adecuado.

Un 29% de los encuestados indicó que al estar en su hogar logra organizar de manera adecuada el tiempo y las tareas a desarrollar. Además, solo el 19% respondió que logra una adecuada concentración en las mismas sin interrupciones.

Si bien un 39% señaló que a pesar de estar en su casa sigue sintiéndose parte de la empresa, solo el 29% logra interactuar fácilmente con sus compañeros y equipo.

Otra de las características de esta pandemia es navegar en un mar de incertidumbres. Si bien no está determinado cómo y cuándo se dará el retorno generalizado a los lugares de trabajo, algunas organizaciones ya están reabriendo sus oficinas o iniciando el proceso.

El Ministerio de Salud Pública (MSP) y diversas entidades de referencia sectorial han delineado protocolos al respecto. No obstante, el reto de los espacios de trabajo luego de que termine el aislamiento social será también mejorar la seguridad sanitaria. Para ello es fundamental propiciar condiciones y rutinas que aseguren la salud y el bienestar. Por ejemplo, una correcta sanitización de los espacios, un filtrado de aire correcto, mayor superficie por persona, uso de sensores para adecuar la temperatura, empleo de materiales antimicrobianos, uso de tecnología para crear diseños touchless (sensores, comandos de voz), elaboración de protocolos de convivencia y de limpieza, entre otros.

El arquitecto Daniel Flom, director ejecutivo de Contract Workplaces Uruguay, compartió su visión sobre la nueva normalidad y el retorno progresivo a la actividad de oficina en nuestro país.

“Es fundamental diseñar cuidadosamente el proceso. Es cierto que los aspectos edilicios son importantes (separar escritorios, no compartir teléfonos o dispositivos, colocar mamparas y separadores, etcétera), pero lo actitudinal será la clave del éxito. Tener un protocolo para el uso de los espacios abiertos (open space), salas de reuniones y el comedor, es fundamental”, dijo.

Asimismo, expresó: “A la hora de reducir las posibilidades de circulación del virus, la permanencia en la oficina durante el horario acordado, evitando salir a comprar comida, fumar o hacer gestiones es un punto muy importante a considerar. Ahora bien, si queremos que todos almuercen en la oficina, deberemos facilitar espacios seguros para ello, respetando las mismas reglas que puede tener hoy en día un restaurante. ¿Estamos realmente preparados? ¿Tendremos la capacidad de higienizar profundamente entre comensal y comensal?”.

“Desde hace algunos años vemos que los puestos de trabajo no se utilizaban al 100%, ya que siempre hay personas de licencia o de viaje, entonces las oficinas no están ocupadas en su totalidad. Dependiendo de la organización, se utilizan entre el 70 u 80% de la cantidad de estaciones disponibles. En los escenarios que estamos considerando para el regreso, la mayoría de las empresas proyectan ocupar un 30% de los puestos en una primera etapa y no superar el 50% en el mediano plazo", agregó. 

Por lo tanto, "a la hora de asignar estos turnos, debemos tener en cuenta que si planificamos trabajar en régimen de media jornada (part time) por grupo o alternando los días en los cuales cada grupo va a la oficina, esto exigirá protocolos de higiene mucho más frecuentes y minuciosos cada vez que una persona deja su espacio e ingresa un nuevo contingente de colaboradores. En el caso de las oficinas abiertas, una buena alternativa sería que los grupos de colaboradores vayan 15 días corridos en la empresa y otros 15 desde su hogar, de esta manera, si bien se deberá realizar una correcta higiene al final de cada jornada, no se requiere una limpieza profunda a mitad, como sí ocurriría si pensamos en grupos que realicen part time”, concluyó Flom.

Sin duda la correcta planificación del regreso a la oficina requiere de protocolos específicos y una buena comunicación interna de los mismos. Pero, sobre todo, un alto grado de compromiso y adhesión por parte de los colaboradores, por lo cual, el rol del área de Gestión Humana es clave en este proceso.