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La oficina, de recinto individual a espacio de colaboración

Las plantas abiertas ya son una obligación; ahora la tendencia en empresas es definir los lugares según el uso, incluir tecnología para funcionar a distancia y ser amigables con el medio ambiente.

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Espacios de juegos. Una tendencia que permite la distensión y mejora el rendimiento. (Foto: Gentileza Contract)

Trabajar en Google es un anhelo de muchos. Y no solo por formar parte de una de las empresas más innovadoras, sino por la atracción que generan sus oficinas, un valor de marca en sí mismo.

Espacios amplios y abiertos, tecnología, lugares para deporte y esparcimiento, mobiliario acorde, entre otros ítems atraen al nuevo trabajador, que cada vez más mira estas características a la hora de elegir donde trabajar.

Lograr esa posición es lo que buscan los nuevos diseños de oficinas, donde los espacios abiertos ya son un commodity. Para Lucía Do Campo, gerente de marketing e investigación en CBRE Argentina, las oficinas colaborativas van más allá de tener plantas abiertas. "Hay lugares para concentrarse, para trabajar en equipo, para descansar, sociabilizar, etcétera. El objetivo es destinar los espacios según las tareas". Se impone, además, la inclusión de tecnología en diferentes aspectos (reserva de salas de reuniones, compartir documentos y trabajar a distancia) que sean amigables con el medio ambiente.

El objetivo detrás de esta modalidad es, además, lograr mejoras concretas en el funcionamiento y generar ahorros económicos, ya sea por disminución de gastos como por un mejor uso de los recursos disponibles.

Para Daniel Flom, director ejecutivo de Contract Uruguay, los espacios deben convertirse en una experiencia de marca para los colaboradores y para visitantes externos. "Por ejemplo, si una compañía habla de transparencia, innovación y creatividad, y sus oficinas son oscuras, separadas y con puertas cerradas, hay una clara contradicción entre lo que dice verbalmente y lo que dice su espacio de trabajo", dijo.

Posadas, Posadas & Vecino inauguró sus nuevas oficinas de 3.000 metros en Carrasco en 2013, que insumieron unos US$ 6 millones. La planificación se hizo en función de los servicios multidisciplinarios que brinda (abogacía, economía y escribanía). "En la antigua sede significaba redoblar el trabajo, porque estábamos en varios pisos distintos. En Carrasco la estructura del edificio se distribuye por área, con espacios abiertos y con conexión interna", dijo el gerente de recursos humanos, Yamandú Castrillón.

En tanto, Roche mudó sus oficinas a la cuarta torre del World Trace Center en 2014, para lo que invirtió US$ 3 millones. Decidió que un 90% de sus espacios sean abiertos y en la designación de sus lugares se mezclan distintas funciones para que se pueda trabajar en conjunto. "Hoy somos más eficientes en las discusiones y toma de decisiones, porque es más fácil levantarse y conversar sobre un tema, ya sea en el lugar o en los diferentes espacios de reuniones que existen", indicó Francisco Feo, gerente financiero del laboratorio. Además, significó ahorro, porque por ejemplo, en los espacios abiertos se construyeron islas de impresión que redujeron la cantidad de impresos un 53%, el consumo de papel un 30% y de tóner un 52%.

Microsoft fue más allá y decidió que en sus oficinas, inauguradas en 2011, no existieran espacios privados. "Un 70% del espacio es abierto, el resto está ocupado por salas de reunión o lugares para conversaciones telefónicas. No hay oficinas exclusivas de un ejecutivo, ni siquiera nuestro gerente general la tiene", explicó Agustina Ruiz, gerente de Comunicación de Microsoft Argentina y Uruguay. La firma no ofrece lugares fijos para trabajar y apuesta por el concepto flex office, donde los empleados son los que deciden desde qué lugar hacerlo. Además, utilizando tecnologías de comunicaciones unificadas —como Skype for business—, se fomenta el teletrabajo, lo que reduce costos de traslado y telefonía, evita contratiempos de tránsito y lleva mayor calidad de vida al personal, agregó. "La libertad de movilidad genera un ambiente distendido que impulsa la innovación y la creatividad".

La inclusión de tecnología es la tendencia (ver recuadro). A nivel local, las empresas suman a las teleconferencia y chats, espacios "en la nube" para compartir y trabajar documentos entre varios trabajadores. En el caso de BBVA, que reformuló sus oficinas según los lineamientos de la casa central, sumó la posibilidad de reservar las salas de reuniones a través de celulares, indicaron fuentes del banco.

En línea con la premisa de reflejar la imagen de la empresa en las oficinas, Posadas, Posadas y Vecino, decidió mantener el toque familiar que no quiere perder con el crecimiento y conservó un patio central abierto donde construyó un parrillero para actividades extra oficina de cualquier colaborador.

Todos estos cambios en las oficinas constituyen un atractivo para retener y atraer nuevos talentos.

Tecnología para oficinas saludables.

Oficinas saludables con la incorporación de tecnología es la tendencia a seguir. Así lo entiende Daniel Flom, director ejecutivo de Contract Uruguay. Ya hay avances en el desarrollo de escritorios, que incluyen la función de elevarlos. "Quienes los utilizan, pasan parte de la jornada en diferentes posiciones. Unos 15 minutos parados es bueno para la columna y ayuda a quemar calorías", dijo. Además, mediante sensores en las sillas, se mide la cantidad de horas que pasan sentados los trabajadores. Así, además del aporte a la salud, se estudia el uso de oficinas para optimizar los espacios, argumentó. Otros sensores también miden el ruido y avisan cuándo se pasa el límite óptimo en el entorno laboral, comentó.

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