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A medida que avanza la pandemia, algunas empresas se están volviendo locas por el trabajo remoto. Tal vez sea porque no lo están haciendo bien.

Las empresas que han cambiado su forma de trabajar han tenido más éxito y, en algunos casos, han descubierto nuevas rutinas que desean continuar cuando regresen a las oficinas físicas. Estas empresas tienen algunas cosas en común...

Tienen menos reuniones que sean largas o grandes o consecutivas. Designan tiempo libre de reuniones para el trabajo concentrado; ofrecen horarios de trabajo flexibles; y encuentran formas para que sus colegas socialicen cuando no se ven en persona.

«Hay un impulso natural, incluso en estos tiempos, no de descubrir cómo operar en este nuevo mundo, sino de cómo replicar el viejo mundo en las nuevas condiciones», dijo Leslie Perlow, profesora de liderazgo en la Harvard Business School. «Cuanto más se prolonga esto (la pandemia), mi optimismo aumenta porque creo que la gente se ve obligada a encontrar formas innovadoras».

En cierto sentido, el trabajo remoto durante una pandemia no es un trabajo remoto real. Es mucho más difícil por las circunstancias de la crisis, como la falta de cuidado infantil, la ansiedad por enfermarse o perder un trabajo y la incapacidad de trabajar presencialmente, incluso si es deseable.

Aún así, los empleados generalmente están muy satisfechos con cómo va todo. En las encuestas, la mayoría dice que incluso cuando es seguro que las oficinas vuelvan a abrir, quieren regresar solo una parte del tiempo y seguir trabajando en casa varios días a la semana. Eso significa que incumbe a los empleadores descubrir cómo hacerlo bien, dijo La’Kita Williams, fundadora de CoCreate Work, una firma de consultoría y entrenamiento ejecutivo. «Algunas empresas más grandes dijeron que el trabajo remoto fracasó, pero una de las razones por las que falló es que no construyeron el tipo de cultura que lo respaldaba con éxito», dijo.

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En Microsoft, los equipos notaron rápidamente que las grandes reuniones de una hora o más con agendas vagas funcionaban aún menos online que en persona. Las reuniones sucesivas también fueron problemáticas: en las oficinas, las personas dependen de los descansos para ir de una reunión a otra, usar el baño, comer algo o revisar sus teléfonos.

Un equipo de 400 personas que trabaja en software empresarial en Microsoft redujo un 11% las reuniones de más de una hora y aumentó un 22% las reuniones de 30 minutos. Las reuniones uno a uno han crecido un 18%, indicó Emma Williams, vicepresidenta corporativa de Microsoft para las transformaciones del lugar de trabajo moderno.

Algunos colegas también han iniciado videoconferencias sociales, por ejemplo, mientras almuerzan para charlar. Los viernes se han designado días sin reuniones, para que las personas se concentren en un proyecto o se recarguen.

¿Otro reto que descubrió Microsoft? Si no hay oficina de la que salir, las líneas entre el trabajo y la vida se difuminan. El equipo vio un aumento del 52% en los chats entre las 18 y las 22 horas.

Para algunas personas, cambiar de horario es útil porque pueden tomarse un tiempo en el día para actividades como el ejercicio o el cuidado de los niños. Pero los gerentes también querían fomentar los límites entre el trabajo y la vida. Una solución fue utilizar una herramienta que permite a las personas escribir mensajes a colegas que estén desconectados hasta el próximo día laboral. Otra fue más reuniones individuales entre gerentes y empleados: las personas que las tenían hicieron su trabajo más rápidamente, probablemente porque tenían más claras sus prioridades, dijo Williams.

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Empresas mucho más pequeñas que Microsoft, como Key PR, una firma de relaciones públicas en San Francisco con 16 empleados, aplicaron estrategias similares. Como su trabajo está en los servicios al cliente y está ligado a las noticias, Key PR puede fácilmente caer en un horario de 24 horas, dijo Martha Shaughnessy, su fundadora, en especial cuando el trabajo y el hogar son el mismo lugar.

Al principio, intentaron dejar que la gente eligiera sus horas, permitiendo tardes o días libres completos, pero descubrieron que era demasiado difícil colaborar. Ahora, están restringiendo las reuniones internas de 10 a 15 horas. Ese período es útil para las personas en ambas costas (de EE.UU.) y da a todos las mañanas para un trabajo enfocado y la posibilidad de tener tiempo para el cuidado infantil y otras necesidades.

También están tratando de romper el patrón de los empleados que creen que siempre deben estar disponibles. Esto es difícil de hacer para los altos directivos, dijo. Para forzarlo, en cada semana de agosto una cuarta parte de la empresa se tomará una semana libre obligatoria. Cuando los empleados regresen, comenzarán las semanas laborales de cuatro días. Los viernes, se prohibirá el uso de la plataforma Slack y las personas se turnarán para atender las solicitudes de los clientes.

«La mayoría de las cosas no son tan urgentes como crees; simplemente están en tu bandeja de entrada», dijo Shaughnessy. «Practicaremos pasar la pelota completamente de persona a persona, en lugar de estar todos conectados todo el tiempo».

Una cosa que falta es poder hacer las clásicas preguntas rápidas a un compañero del cubículo contiguo, por lo que la compañía estableció un canal Slack específico para ellas.

En muchos sentidos, las empresas han descubierto que el trabajo remoto puede ser más inclusivo. Para muchas personas, es más fácil unirse a una sesión de lluvia de ideas en Slack que a una reunión presencial. Los eventos o reuniones de grupos de empleados pueden ser menos intimidantes para algunos trabajadores cuando son online. Y la creación de redes a través del chat de video o el teléfono es accesible para más personas que los retiros de golf o las bebidas después del trabajo.

Es probable que el trabajo remoto generalizado dure mucho tiempo y es posible que muchas personas nunca regresen a la oficina a tiempo completo, por lo que estos consejos podrían mejorar el trabajo desde casa ahora y en el futuro.

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Designar tiempo para trabajar y no trabajar

No tiene sentido esperar que los trabajadores estén disponibles a todas horas. En cambio, las empresas deberían reservar tiempo para el trabajo colaborativo e independiente y centrarse más en el trabajo realizado que en el tiempo dedicado. Las personas podrían crear rituales para marcar el inicio y el final de la jornada laboral, y las empresas podrían dejar en claro que no esperan que los mensajes se respondan de inmediato.

2

Juzgar el desempeño, no el horario

Las personas han aprendido que se las evalúa en parte por la cantidad de horas que pasan en la oficina. Para adaptarse a la nueva realidad, los gerentes deben tener muy claras las expectativas que tienen para el trabajo asignado y cuándo se debe, dijeron varios investigadores consultados; luego, se debe dejar el «cómo» a los trabajadores y no hay que preocuparse por seguir el horario tradicional de 9 a 17 horas.

3

Reuniones más cortas y descansos

Los expertos sugieren hacer el ejercicio de decidir qué reuniones se necesitan realmente y reemplazar algunas con conversaciones a través de la plataforma de trabajo colaborativo Slack. Además, asegurarse de que las reuniones sean breves y pequeñas, con descansos intermedios, y hacerlas opcionales con «memos» detallados para aquellos que no pueden asistir.

4

Conectar a los compañeros

La gente echa de menos las amistades en la oficina, y estos vínculos a menudo son los que conducen a un mejor trabajo. Además de tener videoconferencias para ponerse al día, los compañeros de trabajo pueden enviarse cartas o paquetes por correo o reunirse para realizar caminatas con distanciamiento social. Algunos expertos sugieren llamar a sus compañeros de equipo solo para saber cómo están.

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Incluir a todos

Sin el contacto diario, las personas pueden comunicarse solo con aquellos que conocen mejor y puede ser más difícil imponerse en una videollamada o una conferencia telefónica. Se ha demostrado que generar vínculos en persona en la oficina es útil para ampliar las oportunidades para las mujeres y algunas minorías. También puede ser especialmente útil para los trabajadores nuevos en una empresa o en la fuerza laboral.