La caja fuerte de OSE en el patio con cheques en blanco

EDUARDO BARRENECHE

Durante 16 días, la caja fuerte de la OSE de Canelones se ubicó en un patio exterior cerca de la calle. Contenía dinero y chequeras en blanco, según una auditoría del TCR. La investigación constató "un faltante" de dinero y otras "irregularidades".

El 16 de abril de este año, los auditores del Tribunal de Cuentas concurrieron al edificio de OSE ubicado en Canelones. Enseguida notaron que la caja fuerte estaba en un patio exterior. Ante esta situación irregular, los auditores consultaron a los funcionarios de OSE desde qué fecha se encontraba la caja fuerte en ese lugar y quién lo había autorizado. La respuesta generó sorpresa en los técnicos. "Se manifestó que (la caja fuerte) estaba allí desde fines de marzo de este año, fecha en que comenzaron reformas en el local y que el traslado lo había autorizado en forma verbal la superioridad", dice el documento.

Minutos más tarde, los auditores visualizan que en la Oficina de Contabilidad existía un cofre empotrado en la pared, el cual no se podía abrir debido a que estaba pegado con pintura. Los técnicos sugirieron que se abriera y se utilizara para guardar los fondos y valores que se encontraban en la caja fuerte ubicada en el patio exterior del edificio del ente.

"El haber tenido la caja fuerte, con fondos y valores en su interior, durante más de 16 días en un lugar abierto, fuera de las oficinas y de fácil acceso desde la calle, deja en descubierto una debilidad de control respecto a la seguridad física del efectivo y de documentos que pueden ser utilizados para transferencia de dinero", reza el informe de los auditores.

LA CAJA. Al encontrarse la caja fuerte en un patio exterior y el cofre con valores en la oficina de Contabilidad, el cajero estaba obligado a realizar "sus tareas" en un "recinto abierto" durante toda su jornada de trabajo. "Este no toma la precaución de mantener (la puerta) cerrada con llave", señalaron los técnicos del TCR.

Como si fuera poco, en el recinto donde trabaja el cajero, "no existe" un mueble con llave "para guardar la documentación que va recibiendo. Como consecuencia de ello, la referida documentación se coloca sobre una mesa que se encuentra fuera del recinto".

La auditoría también constató que el cajero de la OSE de la Regional Oeste es polifuncional. "Realiza tareas que son incompatibles con las de un custodio de fondos, lo cual tiene como consecuencia la falta de una adecuada oposición de intereses", señala.

El cajero desempeña funciones de tesorero, cajero pagador, cajero cobrador, administra y custodia el fondo permanente de la caja y tiene en su poder la llave del cofre y de la caja fuerte, expresan los auditores. Además, está autorizado a firmar cheques, los completa y tiene bajo su custodia las chequeras que están sin uso. "A estas debilidades se agrega el hecho que en ciertas ocasiones, las otras dos personas autorizadas a firmar cheques, le dejan firmados cheques `en blanco` para que él los complete y firme", expresa la auditoría. Los técnicos consideraron que el cajero de la OSE Canelones aplicaba "un inapropiado procedimiento" para el pago de gastos menores. Este funcionario abonaba erogaciones con cheques de $ 1.000 a $ 2.000 en una cuenta denominada "Fondo Permanente".

Según el TCR, estos cheques solo se registraban en un "libro banco" del cajero, el cual "no se lleva adecuadamente".

En el Fondo Permanente, que maneja el cajero por fuera de la contabilidad del local de OSE, los auditores detectaron que el 16 de abril de este año habían $ 120.000 pendientes de reposición, "no estando el dinero ni la documentación que respaldaban dichos gastos en poder" del cajero. No teniendo tampoco en su poder constancia escrita de haberlos entregado. La documentación se encontró en la Gerencia Regional Oeste, situada en otro local, agrega.

El TCR expresa que el 5 de mayo "se constató un faltante de $ 87.478,71, expresando el `Agente de Caja` en el Acta de Arqueo que: `alguien se llevó la documentación, no sé quién fue ni por qué monto". La auditoría detectó ocho "casos irregulares" en los comprobantes de "entradas de caja" entre el 18 de marzo y el 6 de abril y "falta de control" sobre los mismos.

OSE usó facturas y recibos vencidos

La auditoría del Tribunal de Cuentas en el local de OSE en Canelones constató que durante los meses de marzo y abril de este año, los servicios prestados se facturaron en documentos "vencidos" el 21 de febrero de 2009.

Los auditores detectaron que en el Almacén habían facturas y recibidos que vencían en 2011. "Consultada la Supervisora Comercial el motivo por el cual se estaba utilizando documentación vencida cuando existían documentos que estaban vigentes, manifestó que no sabía que se había recibido de OSE Montevideo nueva documentación", señala el informe del Tribunal de Cuentas. "Esta situación pone de manifiesto no sólo que OSE Canelones estaba incumpliendo con las disposiciones legales vigentes, sino que además existe una inadecuada comunicación interna en el Servicio Canelones", agrega el Tribunal de Cuentas en su auditoría.

Vales de carburante sin control

El Sector Almacenes de la Regional Oeste de OSE tiene a su cargo la administración de los vales de combustibles. "El ingreso al sistema presenta un atraso en su registro de 2 meses", señala la auditoría del Tribunal de Cuentas de la República (TCR). Las solicitudes de dichos vales a Almacenes, vienen solamente con la firma de quien lo solicita, "no constando la autorización" de un jerarca responsable para que le sean entregados. "Como consecuencia de dicha debilidad de control, se incrementa el riesgo de uso de los vales para fines no autorizados", expresa el informe del TCR. Los auditores también detectaron "un inadecuado" almacenamiento de las existencias en los depósitos de OSE. "El 24 de abril los bienes estaban estibados en forma desordenada en los `Almacenes` de depósitos, dificultando su localización y manipulación, por lo cual no se pudo realizar el recuento físico", dice la auditoría. Agrega que varios materiales no estaban inventariados.